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Gestión avanzada de albaranes
Gestión avanzada de albaranes

Modos de visualización, acciones, estadísticas, mensajes e historial, desde la ficha de albarán

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Escrito por Héctor Emperador
Actualizado hace más de una semana

Vistas de albarán

Existen dos modos de visualización, dentro de la ficha de un albarán. Puedes hacer clic en los iconos de la parte superior para navegar entre ellas:

  1. Ver PDF: muestra el albarán con los campos, tal y como lo has creado, en formato PDF.

  2. Vista detalles: muestra el albarán sin aplicarle ningún formato específico.


Acciones desde la ficha de albarán

1. Convertir (facturar un albarán)

Con el fin de que puedas gestionar tu facturación lo más sencillamente posible, Holded te permite convertir tus albaranes en facturas o tickets de venta. Aprende aquí cómo hacerlo.

2. Enlace al documento en el Portal del cliente

Desde aquí podrás compartir este enlace con tus clientes para que puedan ver este documento en su Portal de Cliente:

  1. Desde el listado, haz clic en un albarán de tu elección

  2. En la ficha de albarán, haz clic en el icono de Compartir.

  3. Selecciona una opción entre:

    • Copiar enlace: pulsa aquí para copiar el enlace del documento en el portal del cliente.

    • Ver portal: pulsa aquí para acceder directamente al portal.

3. Menú de tres puntos

Desde el menú de tres puntos, arriba a la derecha, puedes realizar diversas acciones en tus pedidos y albaranes. Para ello:

  1. Desde el listado, haz clic en un albarán de tu elección.

  2. En la ficha de albarán, pulsa el botón de tres puntos ( ⋮ ).

  3. Selecciona una de las opciones disponibles:

    • Imprimir: puedes imprimir tus pedidos o albaranes directamente desde su ficha.

    • Descargar: aprende más aquí.

    • Duplicar: aprende más aquí.

    • Editar: aprende más acerca de la edición de albaranes aquí.

    • Eliminar: aprende más sobre la eliminación de albaranes aquí.

4. Enviar (por email)

Puedes enviar tus albaranes por email directamente desde su ficha. Aprende más acerca de esta funcionalidad aquí.


General

  1. Desde el listado, haz clic en un albarán de tu elección.

  2. En la ficha de albarán, en el menú lateral derecha, haz clic en el botón de General.

Desde ahí, tendrás acceso a diversas opciones:

1. Trazabilidad del documento

Este diagrama muestra el flujo de conversión del mismo (en nuestro caso, un pedido de venta convertido en albarán, el albarán convertido en factura, y la factura convertida nuevamente en albarán).

Haz clic en cualquiera de los pasos para acceder a dicho documento asociado.

2. Total

En este panel encontrarás información genérica sobre el albarán: total, estado, número de documento, fecha, vencimiento, total unidades, almacén, y etapa.

Además, desde aquí podrás editar:

  • Estado: elige entre Pendiente, Aceptado o Cancelado.

  • Etapa: en caso de que las hayas creado previamente, podrás seleccionar la etapa logística en que se encuentra el albarán (por ejemplo, almacén, aduanas, en reparto, etc.).

3. Aprobar

Este panel indica que el albarán aún no ha sido aprobado. Haz clic en "Aprobar", y confirma la acción en el panel emergente (podrás editar el albarán aunque haya sido aprobado).

4. Seguimiento

Introduce aquí los datos del transportista encargado del envío de los artículos asociados al albarán: empresa de envío, número de seguimiento (tracking number), fechas de recogida y entrega, notas, etc. Pulsa Guardar para salvar los cambios.

5. Emails (enviar un albarán por email)

Puedes enviar tus albaranes por email también desde su ficha. Aprende más acerca de esta funcionalidad aquí.

6. Categorización

Sirve para añadir al pedido o albarán una descripción interna, añadirle tags, asignarlo a un canal de venta, o a un proyecto. Tiene utilidad para fines analíticos. Haz clic en Editar, y utiliza los desplegables y el botón Guardar para salvar los cambios.

Puedes marcar la casilla "Por ítem" para desglosar el listado de artículos incluidos en el albarán, y asignar categorizaciones específicas a cada uno de ellos.

7. Archivos

Para añadir un archivo a un albarán, sigue estos pasos:

  1. Ve a Inventario > Albaranes, y, en el listado, haz clic en un albarán.

  2. En el apartado General, en el menú lateral derecho, localiza el área de Archivos.

  3. Haz clic en Subir archivo, o arrastra un archivo desde tu dispositivo.

    Si deseas borrar el archivo, pasa el cursor por encima del archivo, y utiliza el icono de Papelera.

8. Documentos relacionados

Aquí se muestran los documentos de origen (desde donde se ha convertido) o de destino (en los que se ha convertido) el pedido o albarán.


Mensajes (y notas internas)

  1. Desde el listado, haz clic en un albarán de tu elección.

  2. En el menú lateral derecho, haz clic sobre el botón Mensajes.

  3. Utiliza el campo disponible para incluir tu mensaje en el pedido o albarán.

    ☝🏼 Activa el botón "Nota interna", para dejar un mensaje visible únicamente para los usuarios de tu cuenta de empresa (aparecen en color amarillo). Deja el botón sin activar, en cambio, para enviar a tu cliente tu comentario con el enlace de respuesta desde su portal del cliente.

  4. Haz clic en Enviar.


Historial

En este apartado, podrás consultar los usuarios que han creado o editado el albarán, y la fecha y la hora en que se ha llevado a cabo las acciones.

  1. Desde el listado, haz clic en un albarán de tu elección.

  2. En el menú lateral derecho, pulsa el botón Historial para consultar el histórico de acciones.

💎 Activa la gema Inventario para utilizar Albaranes, y para una gestión integral de tus productos.

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