💎 Activa esta funcionalidad gratuita desde el apartado de Gemas en la Holded Store.
Antes que nada:
Ve a Ventas>Proformas
Abre el menú de tres puntos (⋮), arriba a la derecha
Selecciona Importar
O, también, dirígete a Menú>Importar>Ventas
Importar facturas proformas
Para llevar a cabo correctamente este proceso, tienes a tu disposición una plantilla de CSV/Excel que simplemente tendrás que descargar, rellenar y subir otra vez a la plataforma.
1. Descargar la plantilla de importación
Abre el modal de importación tal y como explicado arriba
Descarga la plantilla en CSV/Excel para ver el formato de importación
Abre el documento descargado para poder trabajar sobre él
2. Completar la plantilla
Rellena los campos indicados a continuación. Aquellos que son imprescindibles se han marcado con un asterisco (*), mientras los que requieren una configuración previa en Holded están marcados con un acento circunflejo (^).
Núm. Documento* | Escribe el número de tu proforma |
Formato de numeración ^ | Podrás definir esta numeración desde Configuración>Facturación>Documentos |
Fecha* | La debes incluir en formato dd/mm/yyyy (día/mes/año) |
Fecha de vencimiento* | Establece la fecha en que la proforma cambiará de estado en Holded |
Descripción | Añade una breve descripción privada del concepto de tu proforma |
Nombre del contacto | Incluye el nombre del cliente a quién va dirigida la proforma |
NIF* | Es importante incluir este campo para que el documento se relacione correctamente con el contacto |
Dirección | Escribe la dirección de facturación del contacto |
Población | Se refiere a la ubicación de la dirección del contacto |
Código postal | El código postal de la dirección del contacto |
Provincia | Región donde se sitúa el contacto |
País | El país donde reside fiscalmente el contacto |
Concepto* | Incluye los nombres de los productos, uno por línea |
Descripción | Añade información pública adicional sobre el producto |
SKU | Añade el SKU del producto |
Precio unidad* | Incluye el precio por artículo, sin impuestos |
Unidades* | Añade el número de unidades del artículo |
Descuento | Incluye el porcentaje de descuento en caso de que haya uno |
IVA%*^ | Escribe el % de IVA. Es necesario incluir la key del impuesto que encontrarás en Configuración > Facturación> Impuestos |
Retención | Añade la retención adicional |
Rec. de eq. | Rellena este campo si la proforma contiene Recargo de Equivalencia |
Operación | Escribe el tipo de proforma, por ejemplo, si es intracomunitaria o general |
Forma de pago^ | Añade la API Key de la forma de pago. Primero tendrás que generarla en Configuración>Desarrolladores y luego, para finalizar el proceso, tendrás que acceder a Configuración>Facturación>Formas de pago, añadir una forma de pago y copiar el número en azul que aparece en la ficha, justo al lado del icono del enchufe. |
Tags | Incluye etiquetas para poder categorizar tus proformas. Tendrán que estar separadas por un "-". |
Nombre canal de venta | Personaliza el nombre donde se agruparán las proformas de una misma cuenta contable |
Cuenta canal de venta^ | Añade la cuenta contable de ventas donde pertenece tu proforma. En el caso en que dejes en blanco esta columna, el sistema asignará automáticamente la última cuenta de cada grupo. Por ejemplo, si has generado 11 cuentas contables de Ventas e Ingresos, aparecerá la 700000011. |
Moneda | Incluye la divisa del documento |
Cambio de moneda | Rellena este campo si necesitas conservar el cambio de la divisa |
En el caso de que dejes líneas en blanco entre facturas, la plantilla no se importará. Es importante añadir los datos sin dejar espacio y de manera correlativa, puesto que no se pueden combinar líneas de diferentes facturas.
3. Subir la información de la plantilla
Desde Proformas, accede de nuevo al menú de tres puntos (⋮)
Haz clic en Importar
Pulsa el botón Subir archivo
Selecciona la hoja de cálculo con los campos completados que has guardado previamente
Confirma la acción
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En Holded contamos con un equipo de expertos que puede asesorarte. Envíanos un mensaje a través del chat y te ayudaremos a detectar posibles errores y corregirlos. Así te asegurarás de que toda la información de tu negocio se traspase correctamente y tendrás la tranquilidad de que la importación sea exitosa.