Si ya tienes facturas de venta generadas fuera de Holded, puedes importarlas fácilmente a la plataforma para mantener tu historial completo y centralizado.
El proceso es muy sencillo: primero accederás al apartado de importación desde el área de Facturas, descargarás una plantilla que deberás completar y, finalmente, la subirás nuevamente a Holded.
Puedes importar tanto las facturas del año en curso como las de ejercicios anteriores. Para hacerlo correctamente, utiliza la plantilla disponible en formato CSV o Excel, siguiendo las indicaciones y recomendaciones que encontrarás en este artículo.
A continuación, te detallamos:
La ruta para abrir el modal de importación.
Los pasos para descargar, completar y subir la plantilla correctamente.
Recomendaciones para completar los campos de la plantilla y asegurar que la importación se realice de forma exitosa.
De esta forma, tendrás todas tus facturas —antiguas y nuevas— unificadas en Holded, listas para gestionar, analizar y contabilizar.
1. Abrir el modal de importación
Ve a Ventas>Facturas.
Pulsa el botón Acciones, ubicado arriba a la derecha de la pantalla.
Selecciona Importar.
☝️También puedes acceder desde a Menú>Importar>Ventas.
2. Descargar y completa la plantilla de importación
Una vez abierto el modal de importación, haz clic en el enlace “Descarga una muestra del archivo XLSX” para iniciar la descarga.
En tu ordenador, abre el documento descargado para trabajar en él.
Completa la plantilla y rellena los campos teniendo en cuenta la siguiente tabla de recomendaciones. Los campos obligatorios están marcados con un asterisco (*), mientras que aquellos que necesitan una configuración previa en Holded se identifican con un acento circunflejo (^).
Campos | Recomendación |
Núm. Factura* | Escribe el número de tu factura. |
Formato de numeración ^ | Podrás definir esta numeración desde Configuración> Facturación> Documentos |
Fecha* | El formato aceptado es dd/mm/yyyy (día/mes/año). |
Fecha de vencimiento* | Establece la fecha en que la factura cambiará de estado en Holded. |
Descripción | Añade una breve descripción privada del concepto de tu factura. |
Nombre del contacto | Incluye el nombre del cliente a quien va dirigida la factura. |
NIF* | Es importante incluir este campo para que la factura se relacione correctamente con el contacto. |
Dirección | Escribe la dirección de facturación del contacto. |
Población | Se refiere a la ubicación de la dirección del contacto |
Código postal | El código postal de la dirección del contacto. |
Provincia | Región donde se sitúa el contacto. |
País | El país donde reside fiscalmente el contacto. |
Concepto* | Incluye los nombres de los productos, uno por línea. |
Descripción | Añade información pública adicional sobre el producto. |
SKU | Añade el SKU del producto. |
Precio unidad* | Incluye el precio por artículo, sin impuestos. |
Unidades* | Añade el número de unidades del artículo. |
Descuento | Incluye el porcentaje de descuento en caso de que haya uno. |
IVA%*^ | Escribe el % de IVA. Es necesario incluir la key del impuesto que encontrarás en Configuración> Facturación> Impuestos |
Retención | Añade la retención adicional. |
Rec. de eq. | Rellena este campo si la factura contiene Recargo de Equivalencia. |
Operación | Escribe el tipo de factura, por ejemplo, si es intracomunitaria o general. |
Forma de pago^ | Añade la API Key de la forma de pago. Primero tendrás que generarla en Configuración>Desarrolladores y luego, para finalizar el proceso, tendrás que acceder a Configuración>Facturación>Formas de pago, añadir una forma de pago y copiar el número en azul que aparece en la ficha, justo al lado del icono del enchufe. |
Cantidad cobrada | Rellena este campo con la cantidad de dinero total o parcial (incluyendo los impuestos) ya cobrada para esta factura. Déjalo vacío si no se ha recibido ningún pago todavía. |
Fecha de cobro | La fecha en que se ha recibido el cobro. |
Cuenta de pago | Añade la cuenta contable donde se ha hecho efectivo el pago del cliente. |
Tags | Incluye etiquetas para poder categorizar tus facturas. Tendrán que estar separadas por un "-". |
Nombre canal de venta | Personaliza el nombre donde se agruparán las facturas de una misma cuenta contable |
Cuenta canal de venta^ | Añade la cuenta contable de ventas de tu factura. En el caso en que dejes en blanco esta columna, el sistema asignará automáticamente la última cuenta de cada grupo. Por ejemplo, generaste 11 cuentas contables de Ventas e Ingresos, aparecerá la 700000011. |
Moneda | Incluye la divisa de la factura. |
Cambio de moneda | Rellena este campo si necesitas conservar el cambio de la divisa. |
Por último, ten en cuenta que:
Puedes importar las facturas del año en curso y las de ejercicios anteriores.
En el caso de que dejes líneas en blanco entre facturas, la plantilla no se importará. Es importante añadir los datos sin dejar espacio y de manera correlativa, puesto que no se pueden combinar líneas de diferentes facturas.
Las facturas se importarán en modo borrador.
Si necesitas importar facturas con más de un artículo, utiliza la misma plantilla añadiendo una línea por cada producto y manteniendo el mismo número de factura en todas ellas. Por ejemplo, si la factura incluye 10 artículos diferentes, deberás añadir 10 líneas, indicando en cada una la información relevante, como el concepto. El importe total de la factura debe reflejarse únicamente en la primera línea de la columna Cantidad cobrada.
3. Subir la plantilla de importación a Holded
Desde Facturas, pulsa en Acciones y accede nuevamente al modal de importación.
Haz clic en Importar.
Pulsa el botón Subir archivo.
Selecciona la plantilla que haz completado y guardado en tu ordenador.
Confirma la acción. ¡Y listo!
☝️Recuerda que las facturas se importarán en modo borrador en Holded. Consulta este mini tutorial para saber más.
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