Antes que nada:
Ve a Ventas>Facturas
Abre el menú de tres puntos (⋮), arriba a la derecha
Selecciona Importar
O, también, dirígete a Menú>Importar>Ventas
Importar facturas de venta
Puedes importar las facturas emitidas del año en curso o de otros años. Para llevar a cabo correctamente este proceso, tienes a tu disposición una plantilla de CSV/Excel que simplemente tendrás que descargar, rellenar y subir otra vez a la plataforma.
1. Descargar la plantilla de importación
Abre el modal de importación tal y como explicado arriba
Descarga la plantilla en CSV/Excel para ver el formato de importación
Abre el documento descargado para poder trabajar sobre él
2. Completar la plantilla
Rellena los campos indicados a continuación. Aquellos que son imprescindibles se han marcado con un asterisco (*), mientras los que requieren una configuración previa en Holded están marcados con un acento circunflejo (^).
Núm. Factura* | Escribe el número de tu factura |
Formato de numeración ^ | Podrás definir esta numeración desde Configuración>Facturación>Documentos |
Fecha* | El formato aceptado es dd/mm/yyyy (día/mes/año) |
Fecha de vencimiento* | Establece la fecha en que la factura cambiará de estado en Holded |
Descripción | Añade una breve descripción privada del concepto de tu factura |
Nombre del contacto | Incluye el nombre del cliente a quién va dirigida la factura |
NIF* | Es importante incluir este campo para que la factura se relacione correctamente con el contacto |
Dirección | Escribe la dirección de facturación del contacto |
Población | Se refiere a la ubicación de la dirección del contacto |
Código postal | El código postal de la dirección del contacto |
Provincia | Región donde se sitúa el contacto |
País | El país donde reside fiscalmente el contacto |
Concepto* | Incluye los nombres de los productos, uno por línea |
Descripción | Añade información pública adicional sobre el producto |
SKU | Añade el SKU del producto |
Precio unidad* | Incluye el precio por artículo, sin impuestos |
Unidades* | Añade el número de unidades del artículo |
Descuento | Incluye el porcentaje de descuento en caso de que haya uno |
IVA%*^ | Escribe el % de IVA. Es necesario incluir la key del impuesto que encontrarás en Configuración > Facturación> Impuestos |
Retención | Añade la retención adicional |
Rec. de eq. | Rellena este campo si la factura contiene Recargo de Equivalencia |
Operación | Escribe el tipo de factura, por ejemplo, si es intracomunitaria o general |
Forma de pago^ | Añade la API Key de la forma de pago. Primero tendrás que generarla en Configuración>Desarrolladores y luego, para finalizar el proceso, tendrás que acceder a Configuración>Facturación>Formas de pago, añadir una forma de pago y copiar el número en azul que aparece en la ficha, justo al lado del icono del enchufe. |
Cantidad cobrada | Rellena este campo con la cantidad de dinero total o parcial (incluyendo los impuestos) ya cobrada para esta factura. Dejalo vacío si no se ha recibido ningún pago todavía. |
Fecha de cobro | La fecha en que se ha recibido el cobro |
Cuenta de pago | Añade la cuenta contable donde se ha hecho efectivo el pago del cliente |
Tags | Incluye etiquetas para poder categorizar tus facturas. Tendrán que estar separadas por un "-". |
Nombre canal de venta | Personaliza el nombre donde se agruparán las facturas de una misma cuenta contable |
Cuenta canal de venta^ | Añade la cuenta contable de ventas de tu factura. En el caso en que dejes en blanco esta columna, el sistema asignará automáticamente la última cuenta de cada grupo. Por ejemplo, si has generado 11 cuentas contables de Ventas e Ingresos, aparecerá la 700000011. |
Moneda | Incluye la divisa de la factura |
Cambio de moneda | Rellena este campo si necesitas conservar el cambio de la divisa |
En el caso de que dejes líneas en blanco entre facturas, la plantilla no se importará. Es importante añadir los datos sin dejar espacio y de manera correlativa, puesto que no se pueden combinar líneas de diferentes facturas.
Facturas por ítem
Si lo que necesitas es importar facturas con más de un artículo, tendrás que usar esta misma plantilla añadiendo una línea por cada producto y usando el mismo número de factura. Por ejemplo, si tienes 10 artículos diferentes, tendrás que añadir una línea por cada uno, indicando la información relevante, tal y como el concepto, por un total de 10 líneas con una numeración de facturación idéntica. El importe total de la factura tendrá que estar reflejado en la primera línea de la columna Cantidad cobrada.
3. Subir la información de la plantilla
Desde Facturas, accede de nuevo al menú de tres puntos (⋮)
Haz clic en Importar
Pulsa el botón Subir archivo
Selecciona la hoja de cálculo con los campos completados que has guardado previamente
Confirma la acción
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En Holded contamos con un equipo de expertos que puede asesorarte.
Envíanos un mensaje a través del chat y te ayudaremos a detectar posibles errores y corregirlos. Así te asegurarás de que toda la información de tu negocio se traspase correctamente y tendrás la tranquilidad de que la importación sea exitosa.