1. ¿Qué es el modo borrador?
El modo borrador permite crear facturas de ventas y compras sin aprobarlas de inmediato. Así puedes revisarlas, hacer cambios y asegurarte de que toda la información sea correcta antes de que se conviertan en definitivas.
Este modo existe porque, según la Ley Antifraude, una vez aprobada una factura no puede eliminarse ni modificarse. Por ello, es obligatorio para todas las cuentas con esquema fiscal español.
En resumen, cuando una factura está en borrador:
no genera asientos contables,
no tiene numeración,
no aparece en informes ni en modelos de impuestos y, si incluye productos, el stock se descuenta igualmente,
no mueve stock,
no aparece en el portal del cliente.
2. ¿Cómo se aplica el modo borrador?
El modo borrador funciona de forma distinta según el origen de la factura:
Facturas creadas manualmente: puedes guardarlas como borrador o aprobarlas directamente.
Facturas importadas: siempre se crearán en borrador.
Facturas por e-commerce: se crean en modo borrador y tendrás que aprobarlas en masa después.
Facturas por API: al crear una factura, puedes usar el parámetro
approveDoc: true/falsepara elegir si aprobarlas o crearlas en borrador.Tickets TPV: tanto los tickets como las devoluciones del TPV de Holded se aprobarán automáticamente.
Facturas recurrentes: al crear una factura recurrente, tienes tres opciones:
Marcar la casilla Aprobar las facturas automáticamente. Las facturas se aprobarán directamente en cuanto se generen.
Marcar la casilla Crear las facturas como borradores automáticamente. Las facturas se crearán en borrador para revisarlas antes de aprobarlas.
Ninguna opción marcada. Tendrás que seleccionar las facturas pendientes para convertirlas y aprobarlas manualmente.
Cuentas con el SII activado: de momento no tendrán el modo borrador activado.
3. Reglas por país y sistema fiscal
El funcionamiento del modo borrador puede variar según el país y los sistemas activados. En el caso de España:
Si tienes SII, el modo borrador se activa por defecto, pero puedes modificarlo.
Si tienes Verifactu o TicketBai, el modo borrador se activa y no puede desactivarse.
Mientras que para los casos de Francia y Alemania, el modo borrador se activa por defecto y no es posible modificarlo. No es obligatorio.
4. Bloquear documentos de venta aprobados
La opción Bloquear documentos de venta aprobados impide modificar o eliminar una factura después de su aprobación.
Cuando apruebas una factura, el botón de aprobación muestra un icono de candado indicando que el documento está bloqueado de forma definitiva. Y una vez aprobada verás un candado verde al lado del número de la factura.
Ten en cuenta que, esta casilla aparece marcada por defecto, salvo que utilices el sistema de Suministro Inmediato de Información (SII).
5. Aprobar una factura en modo borrador
Puedes aprobar una factura en borrador de tres formas:
Edita la factura y, al guardarla, selecciona Aprobar.
Abre la factura y, en el panel derecho, haz clic en Aprobar.
Desde lel listado de facturas, selecciona una o varias facturas en borrador y pulsa Aprobar en el botón que aparece en la parte inferior.
Ten en cuenta que si apruebas una factura en borrador con fecha anterior a hoy, esa fecha se mantendrá y la factura se creará con la fecha del borrador.
Si necesitas que se actualice la fecha, antes de hacer clic en aprobar:
Selecciona la factura desde el listado
Cambia la fecha según lo que necesites
Aprueba la factura
Además, si intentas aprobar una factura con fecha anterior a otras ya aprobadas, y con un número de factura superior, se mostrará un mensaje de error que te avisa de esta discrepancia.
6. Modificar o eliminar una factura aprobada
Una vez aprobada, no puedes ni eliminar ni modificar el contenido de la factura directamente. Sin embargo, tienes estas opciones:
Crear una factura rectificativa para corregir la información de la factura original.
Anular la factura y crear una nueva. Al anularla, se eliminará el asiento correspondiente y la factura será visible en el listado marcada como anulada.
Ten en cuenta que los siguientes datos pueden editarse en cualquier momento, incluso si la factura está aprobada y siempre y cuando el período contable no esté bloqueado:
datos de categorización,
la cuenta contable,
las etiquetas (tags),
la descripción interna,
el proyecto asignado,
el método de pago de una factura,
la fecha de vencimiento y
los datos de factura-e.
Si necesitas modificar alguno de estos datos tendrás que:
Seleccionar la factura desde el listado
Localizar el apartado de Categorización en la barra derecha y pulsar Editar
Modificar los campos que necesites entre los mencionados arriba
Guardar los cambios
7. Diferencia entre anular y rectificar
Factura anulada
Se usa cuando la factura no ha tenido validez (por ejemplo, aprobada por error o con datos incorrectos antes de enviarla).
Aparece en el listado con el estado anulada.
Su numeración no puede reutilizarse. Debes crear una nueva factura con numeración diferente.
Factura rectificativa
Se usa cuando la factura ya fue enviada al cliente o declarada y es necesario corregir un error (importe, base imponible, impuestos, etc.).
Siempre hace referencia a la factura original.
Te sirve para rectificar total o parcialmente la factura original.
Se genera como una factura de abono.