¿Qué es la conciliación bancaria?
La conciliación bancaria es el proceso de comparar los movimientos de dinero que aparecen en tu cuenta bancaria con los que tienes registrados en tu sistema de contabilidad. El objetivo es asegurarte de que todo coincida y no haya errores, olvidos, o movimientos incorrectos.
Es un paso fundamental para llevar una contabilidad precisa y evitar problemas con los impuestos o con tu negocio. Además, al hacerlo, puedes detectar rápidamente errores, o incluso fraudes.
¿Por qué es tan importante hacer la conciliación bancaria?
Realizar la conciliación bancaria es esencial por varias razones:
Verificar que todo coincida: asegura que no haya errores en tus cuentas.
Evitar sorpresas: te ayuda a detectar movimientos que no reconoces o que pueden ser incorrectos.
Cumplir con las normativas fiscales: si todo está bien conciliado, es más fácil cumplir con las obligaciones fiscales y contables.
Tomar decisiones informadas: cuando sabes cómo está tu dinero, puedes tomar mejores decisiones para tu negocio.
En Holded, te ayudamos a hacer este proceso mucho más fácil y rápido.
Cómo hacer la conciliación bancaria en Holded
En Holded, puedes realizar la conciliación bancaria siguiendo estos pasos:
Vincula tus cuentas. Lo primero es conectar tus cuentas bancarias a Holded. Así, todos los movimientos se importan automáticamente y te ahorras tiempo.
Abre el conciliador. Accede desde el menú de Tesorería > Conciliación y revisa los movimientos de una o varias cuentas a la vez, como pagos y cobros.
Concilia los movimientos. Compara cada movimiento bancario con los documentos de tu empresa (facturas, pagos o cobros) para asegurarte de que todo esté correcto.
Usa las reglas y las sugerencias automáticas. Las reglas concilian automáticamente los movimientos repetitivos o similares, como los pagos de tus suscripciones. Las sugerencias te proponen coincidencias, que puedes ordenar por nivel de confianza. Además, puedes aceptar varias sugerencias o reglas a la vez.
Genera un informe. Una vez conciliados los movimientos, puedes llevar un registro claro de tu conciliación:
Desde Tesorería > Cuentas: descarga el extracto de movimientos de una cuenta para obtener un Excel con todos los movimientos conciliados.
Desde Tesorería > Pagos y cobros: ordena el listado por «Conciliados» y exporta los datos a Excel.
El conciliador
El conciliador muestra, a la izquierda, los movimientos bancarios sincronizados o importados y, a la derecha, los documentos existentes en Holded.
Cómo acceder
Accede al conciliador directamente desde el menú de Tesorería > Conciliación, sin necesidad de entrar primero en cada cuenta. El conciliador es multicuenta: puedes revisar y conciliar los movimientos de varias cuentas desde una misma vista, sin tener que entrar y salir de cada una.
En la parte superior encontrarás varios filtros para acotar los movimientos que se muestran:
Estado: por defecto se muestran los movimientos Pendientes y parciales. También puedes elegir:
Pendientes de conciliar, y dentro de esta opción filtrar por Todos, Con sugerencias de conciliación, Coincidente con reglas o Sin sugerencia.
Parcialmente conciliados.
Conciliados, y dentro de esta opción filtrar por Todos, Con reglas o Con reglas automáticas.
Cuenta bancaria: selecciona la cuenta cuyos movimientos quieres revisar.
Fecha: por defecto se muestran los movimientos de los Últimos 12 meses. Puedes elegir periodos predefinidos (Hoy, Ayer, Últimos 7 días, Mes actual, Mes anterior, Trimestre actual, Trimestre anterior, Año actual o Año anterior), seleccionar un año, trimestre o mes concreto desde Años, Trimestres o Meses, o definir tu propio rango de fechas con Personalizado.
Buscador: localiza un movimiento concreto escribiendo parte de su concepto.
Junto al título también encontrarás el botón Encontrar sugerencias, que indica cuántas sugerencias de conciliación hay disponibles.
Opciones (icono de ajustes): desde aquí puedes gestionar las reglas de conciliación con Crear regla y Ver reglas, y configurar la visualización del conciliador. Por ejemplo, puedes activar Ocultar sugerencias y reglas para ver el listado sin sugerencias, o Selección múltiple de cuentas para revisar movimientos de varias cuentas bancarias a la vez.
Listado de movimientos (izquierda)
Muestra los movimientos bancarios sincronizados o importados.
Cada fila incluye:
Concepto: descripción asignada por el banco.
Fecha: día de la transacción. Esta fecha es la fecha valor (la fecha en la que el banco aplica el importe al movimiento).
Importe: cantidad del movimiento, en verde si es un cobro y en negro si es un pago.
Documentos: muestra el documento sugerido para conciliar el movimiento o, si no hay ninguno, el texto Sin sugerencia.
Desde las flechas de la cabecera del listado puedes cambiar el orden de los resultados: junto a Movimientos, se ordenan por fecha valor; junto a Documentos, por nivel de confianza de la sugerencia.
Puedes marcar las casillas de selección para trabajar con varios movimientos a la vez y ajustar cuántos se muestran por página desde la parte inferior del listado.
Al seleccionar un movimiento, se abre a la derecha el panel de conciliación. Mientras no haya ninguno seleccionado, verás el mensaje Ningún movimiento seleccionado.
Fecha del asiento generado en la conciliación
Al contabilizar un movimiento conciliado, la fecha del asiento generado será, por defecto, la fecha contable, es decir, la fecha de la operación registrada en el extracto bancario.
Si lo necesitas, puedes modificar este criterio desde Configuración > Contabilidad > Preferencias > Conciliación, donde podrás elegir entre dos opciones:
Fecha contable: la fecha de la operación registrada en el extracto bancario.
Fecha valor: la fecha en la que el banco aplica el importe al movimiento.
De esta forma, puedes elegir qué fecha quieres utilizar para generar los asientos contables al realizar la conciliación.
Documentos en Holded (derecha)
Muestra los documentos existentes en Holded, con filtros por:
Tipo de documento:
Ventas, y dentro de esta opción filtrar por Todas, Factura de Venta, Ticket de venta o Venta rectificativa.
Compras, y dentro de esta opción filtrar por Todas, Factura de Compra, Ticket de compra o Compra rectificativa.
Nóminas, Remesas, Pagos o Cobros.
Fecha: ajusta el rango temporal. Por defecto se muestran los documentos de los Últimos 12 meses.
Buscador 🔍: encuentra documentos específicos.
Herramientas de conciliación en Holded
Reglas de conciliación: concilian automáticamente los movimientos repetitivos, como los pagos mensuales. Disponibles en todos los planes (Trial, Plus y Basic: 15 reglas; Standard: 50; Advanced: 100; Premium: ilimitadas).
Sugerencias automáticas: Holded te propone qué movimientos se pueden conciliar con qué documentos.
Conciliación manual: si un movimiento no se puede conciliar automáticamente, vincúlalo manualmente con los documentos correctos, como facturas o pagos.
La conciliación bancaria es un proceso clave para que tus finanzas estén siempre al día y sin errores. Comienza hoy mismo a vincular tu cuenta bancaria y optimiza tu contabilidad.
Funcionalidades del conciliador
El conciliador de Holded incluye las siguientes funcionalidades:
Sistema multicuenta
El conciliador permite trabajar con varias cuentas a la vez desde una misma vista, sin tener que entrar y salir de cada cuenta de forma individual.
Vista de sugerencias
El panel de sugerencias ha sido rediseñado e incluye la posibilidad de ordenar las sugerencias por orden de confianza, para revisar primero las coincidencias más fiables. Holded te propone qué movimientos se pueden conciliar con qué documentos.
Aceptar sugerencias y reglas en bloque
Puedes aceptar varias sugerencias o reglas a la vez, sin necesidad de aprobarlas una a una.
Desconciliación en masa
Puedes desconciliar varios movimientos a la vez, incluyendo múltiples conciliaciones vinculadas a un mismo movimiento.
Crear reglas desde movimientos ya conciliados
Es posible crear reglas directamente desde movimientos ya conciliados, y acceder al listado completo de reglas desde el propio conciliador. Las reglas concilian automáticamente los movimientos repetitivos, como los pagos mensuales.
Conciliar movimientos sin documento asociado
Si un movimiento no tiene un documento asociado en Holded, o necesita nueva información, puedes resolverlo desde el propio conciliador. Con Conciliar sin documento (antes «Transferir») puedes mover el importe a otra cuenta contable, crear un pago o un asiento contable. Con Nuevo documento puedes generar una compra, una venta o un ticket de compra o venta.