En Holded, una correcta configuración es esencial para impulsar la gestión de tu empresa de ventas a por el mayor. Te permitirá automatizar tus flujos de trabajo y optimizar cada fase de tus procesos comerciales.

Para empezar a usar Holded, primero tendrás que registrar los datos fiscales de tu empresa. De esta forma, te aseguras de que los datos oficiales de tu negocio se incluyan en todos los documentos de tus transacciones, cumpliendo con las normativas legales y fiscales españolas.

Si quieres saber más, consulta el artículo Configurar tu cuenta de Holded.
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Después de añadir los datos fiscales de tu empresa, tendrás que definir roles y permisos para los miembros de los equipos. La asignación de roles sirve para que los miembros de tu equipo accedan únicamente a la información necesaria para sus tareas, excluyendo de su vista  la información confidencial y sensible de negocio.

Ten en cuenta que en Holded,  hay dos tipos de roles: predefinidos y personalizados. Los primeros son estándares, mientras que los segundos se adaptan a tus necesidades específicas y están disponibles con los planes Avanzado y Premium.

Una posible estructura de roles y permisos para una empresa mayorista, podría ser la siguiente:

Para una empresa de venta al por mayor con muchos contactos de clientes y proveedores, es importante mantener una imagen de marca coherente en todos los documentos, como pedidos y albaranes.

Por eso, Holded te permite adaptar el diseño de presupuestos, albaranes, pedidos y facturas a tu identidad visual. Solo tienes que seguir tres pasos para personalizar las plantillas de tus documentos:

Si quieres saber más sobre cómo crear y asignar plantillas, consulta el artículo Crear y asignar las plantillas de tus documentos.

Además, en la ficha de contacto de tu cliente, podrás añadir etiquetas (tags) con el nombre del comercial a cargo. De esta forma, se traspasará directamente a tus documentos y será un dato útil para tus clientes en caso de que necesiten comunicarse nuevamente con el comercial, por ejemplo.

Por otra parte, si necesitas segmentar tus ventas, en Holded puedes crear distintos canales de venta y asignarles productos o contactos. Así, una vez realizada esta acción, también aparecerá de forma automática esta información en los documentos que le envíes a tus clientes. 

Para automatizar la creación de documentos, primero configura la información contable asociada con tus compras y ventas, así podrás agilizar tu flujo de trabajo, ahorrar tiempo y reducir errores.

Para establecer las preferencias de facturación, sigue estros tres pasos:

En Holded, el proceso de añadir un banco, una pasarela o una caja es el mismo, así que solo tendrás que aprenderlo una vez.

Una vez añadido un banco o pasarela, selecciona tu forma de pago preferida para añadirla automáticamente a tus facturas. Esto simplificará tus transacciones y garantizará que cada pago se realice de forma segura y sin errores.

La Holded Store contiene recursos adicionales, como integraciones y gemas, para optimizar la gestión de tu empresa y sacar el máximo provecho a nuestra plataforma. Las integraciones son conexiones con otras plataformas, mientras que las gemas son herramientas adicionales desarrolladas por Holded.

Para comenzar a importar los datos de tu empresa a Holded, primero debes asegurarte de que toda la información de contactos, cuentas contables, facturas o productos sea correcta. 

Una vez hayas verificado la información, tienes que descargar y completar nuestras planillas de Excel para la importación de: cuentas contables, contactos, productos, ventas y gastos, activos y libro diario, disponibles en sus respectivas secciones. 

Ten en cuenta que estas plantillas están diseñadas para asegurar que los datos de tu negocio se transfieran correctamente a Holded y puedas realizar la importación de forma rápida, fácil y segura, por eso es muy importante no modificar su estructura.

De esta forma, te aseguras de que la información de tus contactos se traslade a su ficha, lo que agiliza la gestión y reduce de forma considerable los errores en la facturación.

Por último, ten en cuenta que hay a tu disposición un servicio de implementación asistida y formaciones personalizadas con un equipo que te acompañará durante todo el proceso. Para más detalles sobre estos servicios, consulta el artículo sobre la Gema de Implementación asistida.