Gestionar una nómina no es una acción aislada, sino un proceso que empieza mucho antes de generar el documento mensual. En Holded, todo el flujo está conectado: desde la configuración inicial hasta el momento en que el empleado consulta su nómina en Mi zona.
En este artículo te contamos paso a paso el ciclo completo de una nómina en Holded, guiándote en cada acción y explicándote cómo y dónde realizarla.
Paso 1. Configuración inicial
Antes de crear cualquier nómina, es fundamental definir correctamente la estructura de tu empresa. Esta configuración inicial garantiza que los cálculos se realicen de forma automática y sin errores.
Para crear un nuevo centro de trabajo, sigue estos pasos:
Accede a RRHH, primero, haz clic en Organización y localiza la sección Centros de trabajo.
Haz clic en + Añadir centro de trabajo.
Completa la información básica, como el nombre y la dirección.
Pulsa Guardar y, una vez creado, haz clic en Configurar centro para añadir toda la información laboral y fiscal. Más información en Crear y gestionar un centro de trabajo en Holded.
A continuación, tendrás que asignar un convenio colectivo para determinar los salarios, pagas extras, festivos y reglas de cálculo. Para asignar un convenio a un centro de trabajo, sigue estos pasos:
Accede a RRHH > Organización y selecciona el Centro de trabajo.
Haz clic en el botón de Configurar centro, ubicado en arriba a la derecha de la pantalla.
Haz clic en la pestaña Seguridad social.
En el campo código convenio, selecciona el convenio desde el desplegable.
Pulsa Guardar.
Además, ten en cuenta que si quieres organizar a tu equipo por áreas o proyectos, en Holded puedes crear un equipo, asignar líderes y personal. Encuentra más información en el artículo Crear y gestionar un equipo de trabajo.
👆Antes de dar de alta a cualquier empleado, te recomendamos configurar los centros de trabajo y los convenios. Así, evitarás ajustes posteriores en el proceso.
Paso 2. Alta del empleado
Una vez la estructura de tu organización esté lista, es momento de crear el perfil de cada persona que trabaja en tu empresa desde RRHH> Empleados>Nuevo empleado y asignarle un centro de trabajo y un equipo.
Después, tendrás que definir el contrato, la jornada y el salario desde la ficha del empleado, específicamente en las pestañas Nómina y Organización.
Y, una vez allí, recuerda añadir las pagas extras según corresponda y completar los datos fiscales y de cotización desde el perfil del Empleado. Esto asegura que el IRPF y las cotizaciones a la Seguridad Social se calculen correctamente.
👆Revisa que todos los datos estén completos antes de generar la primera nómina. Así te evitas correcciones posteriores.
Paso 3. Nóminas en modo borrador
Con la información del empleado, ya puedes empezar a generar las nóminas en modo borrador. Para ello, sigue estos pasos:
Accede a RRHH y haz clic en Nóminas.
Haz clic en el botón Nueva nómina después.
Esto te permitirá crear borradores individuales o por lotes. Más información en el artículo Cómo crear varias nóminas a la vez y definir recurrencias.
Registra ausencias, vacaciones e incidencias como horas extra en la ficha del empleado, de forma que se reflejen correctamente en la nómina del mes.
💡Al utilizar los borradores podrás revisar los cálculos antes de aprobar las nóminas y detectar posibles errores o incidencias pendientes.
Paso 4. Aprobación de la nómina
Revisa el desglose completo de cada nómina: devengos, deducciones, cotizaciones y líquido a percibir. Cuando todo esté correcto, marca las nóminas y apruébalas en un clic.
Esto generará automáticamente el PDF final y el asiento contable, bloqueando la nómina para evitar modificaciones.
💡Y, siempre antes de aprobar, comprueba que no falten incidencias o ajustes del mes para que las nóminas reflejen la situación real.
Paso 5. Pago, contabilidad y acceso del empleado
Una vez aprobada, gestiona el pago marcando la nómina como pagada o generando la remesa bancaria. El empleado podrá consultarla desde el apartado de Nóminas, ubicado en Mi zona. Allí, podrá acceder al desglose de su nómina y los documentos asociados.
Por último, informa a los empleados sobre la disponibilidad de sus nóminas.
Paso 6. Automatización del proceso
Si las nóminas son estables mes a mes, configura nóminas recurrentes desde la sección de Nóminas, dentro de RRHH. Esto generará borradores periódicos y agilizará la gestión, reduciendo errores y tiempo invertido. Las nóminas recurrentes son especialmente útiles para contratos fijos y salariales constantes, liberando tiempo para tareas más estratégicas.