Contabilizar a mano las nóminas en PDF supone copiar empleado, periodo e importes de cada una. El escáner de nóminas lo hace por ti. Sube los PDF, Holded detecta que son nóminas, extrae los datos con IA y te propone la nómina ya contabilizada para que solo tengas que revisarla y aprobarla.
En este artículo verás, paso a paso, cómo subir tus nóminas al escáner, revisar lo que
ha leído y aprobarlas para crear la nómina y su asiento contable.
Antes de empezar
Tu cuenta debe usar un plan contable español. El escáner no está disponible con otros planes contables.
Para subir, corregir, aprobar o eliminar documentos necesitas permiso completo sobre Nóminas. Con permiso de lectura solo puedes consultar el listado.
El escáner no requiere ninguna gema. Cada plan incluye un número de análisis de nóminas al mes, y cada PDF que subes consume uno.
Los empleados deben estar dados de alta en Holded con su DNI informado. Es el dato que usamos para asignar cada nómina a su empleado.
1. Sube tus nóminas
El escáner de nóminas tiene su propia pestaña dentro de Nóminas, junto a Nóminas, Recurrentes y Modificaciones.
Ve a Nóminas > Escáner.
Haz clic en Subir documento o arrastra los PDF a cualquier parte de la pantalla.
Selecciona todos los archivos que quieras procesar. Se suben en cola y puedes seguir el progreso en el panel de subidas.
☝️ Es un escáner independiente del escáner de compras: solo procesa nóminas y se usa siempre desde Nóminas > Escáner. Cada archivo debe ser un PDF de hasta 5 MB con una sola nómina. Puedes subir hasta 50 archivos a la vez. Si un PDF contiene varias nóminas, sepáralas antes de subirlo.
2. Espera a que se analicen
En cuanto se sube, cada documento aparece en la pestaña Por revisar con el estado Analizando. Holded lee el PDF, extrae los datos y prepara la nómina contabilizada.
Un banner te muestra el avance: Analizando archivos…, Extrayendo datos…, Contabilizando nóminas… y Proceso completado.
Cuando termina, el documento pasa a A revisar y el listado muestra su Empleado, Periodo, Bruto y Líquido.
Si no podemos leer un documento, quedará en estado Error con el motivo:
No parece una nómina: el PDF no es una nómina.
El fichero contiene más de una nómina: sube una nómina por PDF.
La calidad del fichero es demasiado baja para leerlo: vuelve a descargarlo o escanéalo con más resolución.
3. Revisa los datos leídos
Haz clic en un documento para abrirlo. A un lado verás el PDF original y al otro la nómina propuesta, marcada como Rellenado con IA:
Empleado: el empleado de Holded cuyo DNI coincide con el NIF que figura en la nómina.
Fecha nómina: el último día del periodo que liquida la nómina.
Cuenta contable, Descripción y Etiquetas.
Contabilizar nómina: las líneas de salario, Seguridad Social e IRPF, cada una con su Cantidad, Cuenta e Impuesto. Puedes añadir líneas con Nuevo concepto.
Compara los importes con el PDF y corrige lo que haga falta. Los cambios se guardan solos: verás Guardando… y después Guardado. Usa las flechas de navegación para pasar al documento anterior o siguiente sin cerrar la ventana.
Algunos campos pueden aparecer marcados para que los completes antes de aprobar:
No hemos encontrado al empleado: ningún empleado activo tiene ese DNI. Elige tú a quién corresponde la nómina; verás el nombre que figura en el PDF como referencia.
No hemos podido leer este dato: completa el importe a mano mirando el PDF.
No hemos podido asignar una cuenta contable: elige la cuenta de la línea.
💡 Si ves el aviso de que la nómina liquida un periodo que empieza en otro mes, revisa la Fecha nómina. No bloquea la aprobación, pero conviene confirmarla.
4. Aprueba la nómina
Al aprobar, Holded crea la nómina y su asiento contable con los importes que has revisado.
Haz clic en Aprobar, o en Aprobar y siguiente para pasar directamente al siguiente documento.
En la ventana Aprobar Nómina, revisa el resumen: Empleado, Periodo, Líquido y Detalles.
Haz clic en Aprobar nómina.
El documento pasa a la pestaña Aprobadas y la nómina aparece en tu listado de Nóminas. El PDF original se adjunta a la nómina, así que no tienes que subirlo otra vez. Desde el documento aprobado, haz clic en Ver nómina para abrirla.
☝️ Si falta algún dato obligatorio, no podrás aprobar y te llevaremos al primer campo que debes corregir. Tampoco puedes aprobar nóminas de un periodo contable bloqueado: desbloquéalo antes.
5. Elimina documentos que no necesites
Puedes eliminar un documento desde su ventana de revisión, con Eliminar, o varios a la vez seleccionándolos en el listado.
⚠️ Al eliminar un documento se borran el documento y su PDF del escáner. No se puede deshacer.