Aprende como llevar a cabo las cinco acciones de gestión básica, tal y como editar, duplicar, eliminar, convertir y exportar. Estos pasos son comunes para todos tus documentos de ventas: tickets, presupuestos, proformas y ventas rectificativas.
1. Editar una factura
Factura en estado borrador
Si tu factura aún no ha sido aprobada, tienes control total sobre ella. Puedes modificar cualquier campo sin restricciones legales.
Ve a la sección de Ventas > Facturas.
Localiza la factura y haz clic en el menú de tres puntos (⋮) a la derecha.
Selecciona Editar.
Realiza los cambios necesarios y pulsa Guardar.
Factura aprobada
Para mantener la integridad fiscal, las facturas aprobadas permiten la edición directa de campos secundarios (categorización y detalles informativos) sin necesidad de anular el documento.
Pasos para editar:
Abre la factura aprobada desde el listado.
Haz clic en el botón Editar en la esquina superior derecha.
Modifica los campos habilitados directamente sobre el cuerpo del documento o el panel lateral de información.
Haz clic en Guardar.
Al guardar, el PDF se regenerará automáticamente con los nuevos datos. Este proceso no genera un nuevo registro en Verifactu, ya que solo afecta a información no fiscal.
Editar Categorización
Al abrir un documento también visualizas en el panel de la derecha del documento el apartado de Categorización.
Desde aquí vas a poder visualizar rápidamente la descripción interna del documento, las cuentas contables de venta asociadas, las etiquetas o tags y el proyecto asociado en caso de haberlo. También tienes el botón de 'Editar' para poder editar cualquiera de estos cuatro campos de manera rápida y ágil
2. Duplicar una factura
Desde el listado, abre el menú de tres puntos (⋮) a la derecha de la factura
Haz clic en Duplicar
Realiza cambios si es necesario
Guarda la nueva factura
La factura duplicada tendrá una nueva numeración.
3. Eliminar o anular una factura
Ten en cuenta que solo puedes eliminar las facturas mientras no estén aprobadas y si ya lo están, siempre podrás anularlas. La diferencia es la siguiente:
Eliminar: se elimina el asiento contable y la factura se almacenará en Configuración > Más> Papelera durante un máximo entre 10 y 30 días dependiendo de tu plan.
Anular: se elimina el asiento contable correspondiente y la factura será visible en el listado como anulada.
Para eliminar o anular una factura en borrador:
Selecciona la factura desde el listado,
Abre el menú de tres puntos (⋮) arriba la derecha de la factura
Selecciona Eliminar o en Anular según el caso
Confirma la acción
4. Convertir una factura a otros documentos
Desde el listado, selecciona tu factura y accede a su vista detallada
Haz clic en el botón Convertir, arriba a la derecha
Selecciona la opción que necesitas entre albarán, venta rectificativa o factura recurrente
5. Exportar tu listado de facturas
Haz clic en el icono de descarga situado en la parte superior derecha de tu pantalla
Selecciona la opción de exportación que más te convenga, entre Excel, PDF, Google Sheets o por item (todas las líneas de una factura).
Si necesitas exportar un solo documento, abre el menú de tres puntos (⋮) y selecciona Descargar. Para descargar facturas puntuales de forma masiva, selecciónalas desde la casilla a su izquierda y en la barra inferior haz clic en Descargar PDF. Si superas el límite de 50, las recibirás por e-mail en la dirección asociada a tu perfil.
👆 Para descargar una factura de un cliente en particular, accede directamente a su ficha en la sección de Contactos.
6. Compartir el enlace de la factura al Portal del cliente
Desde el listado, selecciona tu factura y accede a su vista detallada
Haz clic en el botón Compartir, arriba a la derecha, tal y como en la imagen
Copia el enlace al portal y compártelo para que tus clientes accedan al documento
7. Vincular un archivo a la factura
Desde el listado, selecciona tu factura y accede a su vista detallada
Pulsa en Subir archivo, en la barra lateral derecha
Selecciona el file desde tu dispositivo
Confirma la acción
Recuerda que estos archivos serán siempre visibles desde el Portal del cliente.
8. Consultar el asiento vinculado a la factura de venta
Desde el listado, selecciona tu factura y accede a su vista detallada
En la sección Asiento contable haz clic en Ver
Consulta los detalles del asiento.