Para facturar y calcular la rentabilidad específica de un proyecto, primero necesitas asignarle un contacto y relacionar los diferentes documentos de compra y venta. Una vez hecho esto, podrás crear presupuestos o facturar tu proyecto.
☝🏼 Recuerda que puedes configurar tarifas, costos por hora y categorías generales para todos tus proyectos. Sin embargo, cada proyecto permite una configuración específica en facturación, previsión de costes y categorías, que tendrán prioridad sobre la configuración general.
Asignar contactos a tu proyecto
En el caso de que no haya ningún contacto asignado al proyecto, primero necesitarás asignarlo para poder acceder al resto de opciones que te permitirán facturar tu proyecto en Holded.
Para asignar contactos para la facturación de proyectos, sigue estos pasos:
Ve a Proyectos.
Accede en el proyecto correspondiente.
Haz clic en el botón "Configuración", arriba a la derecha, y selecciona "General".
En el desplegable "Asignar proyecto a un contacto", escoge el contacto que quieras asignar al proyecto.
Pulsa "Guardar".
Configurar la facturación y costes específica para tu proyecto
Además de la configuración general, Holded te permite personalizar de forma específica la configuración de facturación y presupuestos para cada uno de tus proyectos. Las preferencias específicas tendrán prioridad sobre la configuración general.
Para habilitar las preferencias de facturación y presupuestos por proyecto, sigue estos pasos:
Ve a Proyectos, en la barra de navegación, y accede a un proyecto determinado clicando en él.
Dentro del proyecto, haz clic en "Configuración", arriba a la derecha, y selecciona la opción "Facturación".
Activa mediante el botón la opción "Facturación".
En "Tarifas por hora", usa el menú desplegable para escoger el método de tarifas por hora usado para calcular el monto facturable de tu proyecto:
Tarifa fija: será una tarifa total y no tendrá en cuenta el registro horario.
Tarifa por hora de proyecto: tarifa fija por hora que calcule automáticamente el precio de facturación cuando los usuarios registren sus horas de trabajo.
Tarifa por hora por miembro: al registrar las horas de trabajo se calcula automáticamente la facturación según la tarifa por hora asignada a cada miembro.
Tarifa por hora por categoría de facturación: establece una tarifa a cada categoría para que se calcule la facturación según las horas registradas por categoría.
Activa mediante el botón la opción "Previsión de costes".
En "Presupuesto", escoge el método para calcular costes por medio del menú desplegable:
Coste total por miembro: añade un presupuesto límite para cada miembro que se irá completando en función de las horas registradas.
Coste total por categoría de facturación: se activará en el apartado de Categorías de facturación la opción de presupuesto total y coste/hora en función de cada categoría.
Total de horas del proyecto: establece una cantidad de horas totales máxima de registro en el proyecto.
Horas por categoría de facturación: se activará en el apartado de Categorías de facturación la opción de presupuesto (horas) y coste/hora. Podrás modificar este valor para establecer un límite de horas facturables por categoría.
Horas por miembro: se activará en el apartado de configuración de los Miembros la opción de presupuesto (horas) y coste por hora. Podrás modificar este valor para establecer un límite de horas facturables por miembro.
Pulsa "Guardar" para que no se pierdan los cambios.
Relacionar documentos de compra o venta a tu proyecto
Si ya has creado documentos de venta o compra, puedes asignarlos o imputarlos al gestionar la facturación de un proyecto, para que se relacionen directamente con el mismo. Para hacerlo, sigue estos pasos:
Ve a Proyectos.
Entra en el proyecto correspondiente.
En la parte superior, ve a la pestaña de "Facturación" (visible una vez configurada la facturación de tu proyecto).
Haz clic en "Crear" (primero tienes que haber asignado un contacto para poder añadir documentos al proyecto).
Desde el desplegable, selecciona el tipo de documento que quieras relacionar:
Factura: computará como un ingreso en el total del proyecto.
Compra: computará como un gasto en el total del proyecto.
Pedido de venta: no computará como ingreso en el proyecto hasta que no se facture.
Pedido de compra: no computará como gasto en el proyecto hasta que no se facture.
Presupuesto: es un documento sin validez, no computará como ingreso hasta que no se facture.
Escoge en el listado, entre los documentos de este tipo ya creados.
Haz clic en "Relacionar".
Desasignar documentos de compra o venta a tu proyecto
Para desasignar (dejar de relacionar) un documento a un proyecto, simplemente:
Ve a Proyectos.
Entra en el proyecto correspondiente.
En la parte superior, ve a la pestaña de "Facturación" (visible una vez configurada la facturación de tu proyecto).
Localiza el documento en el apartado correspondiente (en nuestro caso, "Ventas").
Haz clic en el botón de tres puntos, a la derecha, y pulsa "Desasignar".
Confirma la acción.
Crear presupuestos en tus proyectos
Con esta opción puedes generar un presupuesto directamente desde el proyecto en el que estás trabajando, de esta forma solo tendrás que revisarlo y guardar el documento:
Ve a Proyectos.
Accede al proyecto correspondiente.
En la parte superior, ve a la pestaña de "Facturación" (visible una vez configurada la facturación de tu proyecto).
Haz clic en el botón "Presupuesto".
En Cantidad, añade la cifra correspondiente al presupuesto.
Pulsa "Revisar" presupuesto.
En el editor de presupuestos, comprueba que los datos son correctos o realiza las modificaciones necesarias.
Haz clic en "Guardar".
Después de seguir estos pasos, el presupuesto quedará directamente asociado al proyecto. Podrás comprobarlo dentro del mismo proyecto o accediendo al mismo presupuesto, en la sección de Categorización.
Imputar los costes del proyecto
Holded te permite dejar constancia de los costes relacionados con la inversión de tiempo en cada uno de los proyectos en los que estés trabajando por medio de los registros horarios:
Ve a Proyectos.
Entra en el proyecto correspondiente.
Ve a la pestaña de Board o Backlog.
Entra en una de las tareas en las que estés trabajando.
Haz clic en el símbolo "+", debajo de Registros horarios.
Añade una descripción, si lo deseas, y señala la categoría a la que pertenece el registro.
Introduce el tiempo invertido utilizando uno de los métodos siguientes:
Manual:
Fracciones de tiempo predeterminadas: 0h 15m, 0h 30m, 1h 00m. Si haces clic varias veces en una de estas fracciones, se irá sumando el tiempo invertido en la tarea (tres clics sobre la fracción 1h 00m registrarán 3 horas en la tarea).
Opciones DESDE - HASTA: indicar la franja de tiempo y el día correspondiente.
Mediante cronómetro: al pulsar el botón de grabación, se irá registrando el tiempo invertido de forma natural en la tarea hasta que decidas pararlo haciendo de nuevo sobre el mismo botón.
Haz clic en "Guardar".
En la siguiente ventana, confirma el registro de tiempo pulsando "Enviar", o déjalo para luego haciendo clic en "Lo haré más tarde".
Facturar el importe de un proyecto
Holded te ofrece la posibilidad de generar facturas por el importe de los proyectos que hayas llevado a cabo:
Ve a Proyectos.
Entra en el proyecto correspondiente.
En la parte superior, ve a la pestaña de "Facturación" (visible una vez configurada la facturación de tu proyecto).
Haz clic en "Factura", arriba a la derecha, y escoge "Importe del proyecto".
Introduce la cantidad correspondiente y pulsa "Revisar factura".
Comprueba o edita los datos reflejados en la factura.
Haz clic en "Guardar".
Comprobar la rentabilidad de tus proyectos
Para comprobar la rentabilidad de un proyecto, sigue estos pasos:
Ve a Proyectos.
Entra en el proyecto correspondiente.
En la parte superior, ve a la pestaña de "Facturación" (visible una vez configurada la facturación de tu proyecto).
Consulta los datos reflejados en la parte superior para poder comprobar la rentabilidad de tus proyectos:
Datos de rentabilidad
Ventas: corresponde al importe acumulado de las facturas de venta asignadas al proyecto en cuestión.
Ventas esperadas: tiene en cuenta los presupuestos y pedidos de venta pendientes de facturar + los ingresos de registros horarios previstos y no registrados.
Gastos: corresponde al importe de las facturas de compra asignadas al proyecto.
Gastos esperados: se trata de los pedidos de compra pendientes de facturar.
Costes de tiempo: se calcula multiplicando las horas registradas aprobadas por el coste por hora asignado al miembro del equipo o categoría.
Costes de tiempo esperados: son los costes referentes a registros horarios pendientes de imputar.
Beneficio: se calcula de la siguiente forma: Ventas - Gastos - Costes de tiempo.
Beneficio esperado: se calcula de la siguiente manera: Beneficio actual + Ventas esperadas - Costes esperados - Costes de registros esperados.