El primer paso para convertir tus gastos en documentos de compra es recibirlos en tu cuenta de Holded. Tienes a tu disposición 3 formas para hacerlo:
Subida manual
Sube los archivos desde tu dispositivo o usa el botón Subir archivo.
Envío por correo electrónico
Recibe los archivos en tu bandeja de entrada personalizada.
Foto desde la aplicación móvil
Una vez hecho esto, hay dos opciones para digitalizar y convertir tus archivos de gastos a documentos de compra (pedidos, facturas, tickets o devolución) para que se registren en tu contabilidad: escanearlos automáticamente o introducir los datos manualmente. También puedes adjuntar el archivo a un documento de compra ya existente.
Escanear automáticamente
Para escanear y capturar los datos automáticamente, sigue estos pasos:
Accede a Compras>Escáner.
Localiza el archivo recibido en el apartado Nuevos y pulsa en el botón Escanear para iniciar el proceso de captura de datos.
Localiza y selecciona el archivo desde Acciones pendientes. Lo encontrarás identificado con el estado A revisar.
☝️Ten en cuenta que los archivos que se muestran en Acciones pendientes corresponden a los últimos 30 días. Si deseas consultar un archivo con una fecha anterior, debes hacerlo desde el apartado Historial.
Elige el tipo de documento de compra en que le quieres convertir, comprueba que los datos estén correctos, y modifícalos si necesario.
Pulsa en Crear documento
La nueva factura de compra (o pedido, ticket y devolución) estará disponible en el Historial y en el listado de documentos correspondiente.
Escanear de forma masiva
Al pulsar el botón Escanear todos empezará el proceso de digitalización para todos los archivos presentes en el apartado Nuevos.
☝️ El número de escaneos automáticos disponibles por año puede variar según tu plan de pago y al crear una nueva cuenta tendrás 5 escaneos gratuitos.
Transcribir manualmente los datos
Accede a Compras>Escáner y selecciona el archivo desde Nuevos, o, si lo prefieres, haz clic en Historial arriba a la derecha.
Localiza y selecciona el nuevo archivo y completa todos los campos en la ventana de previsualización a la derecha de tu pantalla.
Haz clic en Crear documento
El archivo, ahora convertido en el documento de compra que has indicado, se encuentra en el listado de documentos correspondiente. además de seguir disponible en el Historial con el estado Hecho.
Adjuntar tu archivo de gasto a un documento de compra ya existente
Accede a Compras>Escáner y haz clic en Historial arriba a la derecha.
Localiza y selecciona el nuevo archivo, haz clic en Acciones arriba a la derecha y selecciona Adjuntar a documento.
Selecciona el documento desde el listado y pulsa en Adjuntar.
Historial
En el apartado Historial encontrarás todos los archivos y documentos en cualquier estado y fecha, así como la bandeja de entrada donde podrás consultar los emails recibidos con los archivos adjuntos.
Accede a Compras>Escáner.
Haz clic en Historial arriba a la derecha.
Haz clic en la pestaña Documentos para encontrar todos los archivos y documentos. Filtra por estado y fecha para poderlos encontrar más fácilmente o utiliza la barra de búsqueda.
Accede a la pestaña Emails para revisar la bandeja de entrada.
