La función Caja (movimientos en efectivo) en Holded te permite registrar y gestionar todas las transacciones que realizas en efectivo. Aunque actualmente muchas empresas utilizan pagos digitales o transferencias bancarias, la gestión del efectivo sigue siendo relevante para ciertos negocios, como tiendas físicas, restaurantes o cualquier actividad que maneje ingresos o gastos en metálico de forma habitual.
Esta funcionalidad está diseñada para ofrecerte un control centralizado de tus operaciones en efectivo, permitiéndote:
Registrar ingresos y gastos en efectivo directamente en Holded.
Realizar cierres diarios de caja, dejando un saldo inicial para el próximo día de actividad.
Añadir una caja (movimientos en efectivo)
Para añadir una caja (efectivo) a Holded, sigue los pasos descritos aquí.
Añadir saldo inicial de caja a partir de un asiento
En Holded, la forma más conveniente de añadir o quitar saldo en una caja contable es a través de la creación de asientos contables. Sin embargo, el saldo de la caja debe originarse por una transacción específica (como un cobro de un cliente o una retirada de efectivo de un banco) o por la propia apertura del ejercicio.
El asiento contable en este caso solo debe utilizarse para reflejar un movimiento real de efectivo. Esto asegura que todos los movimientos de dinero (como añadir o retirar efectivo) queden debidamente registrados, manteniendo así la trazabilidad financiera desde una perspectiva contable.
Para introducir saldo inicial de caja a partir de un asiento contable, sigue estos pasos:
Haz clic en Nuevo asiento, arriba a la derecha.
En el desplegable "Tipo de asiento", selecciona Apunte; y en "Asiento predefinido", escoge Asiento predefinido (ambos vienen seleccionadas por defecto).
Introduce la Fecha del asiento.
En la primera fila, selecciona la cuenta asociada a tu caja contable en la columna "Cuenta". Para localizarla rápidamente, utiliza el buscador escribiendo el nombre de tu caja.
En la columna "Descripción", escribe una descripción breve que identifique este asiento. En la columna "Debe", introduce el saldo inicial que deseas registrar en la caja contable.
En la segunda fila, selecciona la cuenta 57000000 Caja, Euros en la columna "Cuenta". En la columna "Haber", introduce la misma cantidad que añadiste en el "Debe" para evitar descuadres.
Haz clic en Guardar.
Esto completará el proceso de añadir el saldo inicial a tu caja contable en Holded.
Cierre diario de caja
Dependiendo de tu actividad, es posible que necesites realizar un cierre diario de caja, que es similar al arqueo de caja, donde se contabiliza el efectivo disponible al final del día.
Por ejemplo, si trabajas en una tienda y empiezas el día con un saldo de 100 euros en caja, a lo largo del día realizarás ventas y generarás varios tickets. Al final de la jornada, la cantidad total facturada debe coincidir con el efectivo en caja, menos el saldo inicial de 100 euros.
Si al final del día tienes 600 euros en la caja, al restar los 100 euros iniciales, los 500 euros restantes deben coincidir con el efectivo generado durante el día. Esta operación es clave para verificar que la caja esté cuadrada, que se haya dado el cambio correctamente, entre otros aspectos.
Una vez que todo esté revisado y confirmado, el siguiente paso es dejar la caja con el saldo con el que deseas iniciar el día siguiente. Para ello, deberás registrar un asiento contable que descargue el saldo de la caja a favor de un ingreso en el banco. A continuación, te explicamos cómo hacerlo:
Haz clic en Nuevo asiento, arriba a la derecha.
Verifica que el "Tipo de asiento" sea Asiento Reg. Cierre y, en "Asiento predefinido", selecciona Asiento predefinido.
Introduce la Fecha del cierre.
En la primera fila, selecciona la cuenta 57000000 Caja, Euros en la columna "Cuenta".
Escribe una breve descripción, como "Ingreso".
En la columna "Debe", introduce el importe que deseas transferir al banco.
En la segunda fila, selecciona la cuenta 57200000 Bancos, Euros en la columna "Cuenta". En la columna "Haber", introduce nuevamente el importe transferido.
Haz clic en Guardar.