Establecer credenciales de acceso al Portal del cliente
La contraseña del Portal es esencial para acceder a los documentos sin restricciones temporales y, al mismo tiempo, garantizar la seguridad de los datos de los contactos. Sin esta contraseña, existe el riesgo de que la información de clientes y proveedores quede expuesta, sin que Holded pueda ejercer ningún control sobre ello. Por lo tanto, es muy recomendable establecer unas credenciales de acceso para proteger dichos datos.
Las credenciales completas de acceso al Portal se componen del email del contacto, tal y como lo registraste en su ficha, más una contraseña que tendrás que crear. Para configurar el acceso al Portal:
Selecciona el contacto desde el listado
Pulsa en el botón Más en la barra lateral para acceder al panel del contacto
Localiza la sección dedicada al Portal en el lateral izquierdo de tu pantalla y pulsa en Establecer contraseña del portal
Introduce la contraseña y guarda
Puedes cambiar esta contraseña en cualquier momento repitiendo este mismo proceso. Tus contactos también podrán modificarla desde el Portal, pero tú siempre podrás mantener el control desde su ficha.
☝️ Ten en cuenta que si uno de tus contactos no tiene contraseña creada aún e intenta acceder al Portal utilizando la dirección de email principal registrada en su ficha personal, tendrá la opción de crear o recuperar la contraseña.
Invitar contactos al Portal del cliente
Una vez establecidas las credenciales de acceso, puedes enviar una invitación por correo electrónico, incluso masivamente, siguiendo estos pasos:
Ve a Contactos y localiza el contacto al que quieres invitar
Pulsa en el icono a la izquierda del nombre y haz clic en el símbolo +
Selecciona Enviar link del portal desde la barra en la parte inferior de tu pantalla
En la ventana emergente, personaliza el mensaje y haz clic en el botón Enviar
Compartir el enlace al Portal de un documento
Cada documento generado, como por ejemplo una factura o un pedido, incluirá un enlace de acceso que podrás compartir. Además, este enlace estará disponible en la plantilla de email Basic.
Ten en cuenta que para los contactos sin contraseña de acceso al Portal, este enlace tendrá una validez de 48 horas para garantizar la seguridad de sus datos. Si tus contactos quieren acceder sin restricciones, tendrán que utilizar sus credenciales.
Desde el listado, selecciona el documento y accede a su vista detallada
Haz clic en el icono Compartir, arriba a la derecha
Copia el enlace al Portal y compártelo para que tus contactos accedan al documento
👆Si la dirección de correo electrónico de la persona que recibe el enlace está registrada en su ficha de contacto, tendrá la posibilidad de recibir por email otro enlace de acceso, aunque ya hayan transcurrido las 48 horas.
Definir visibilidad por documento
Define qué tipos de documentos serán visibles en el Portal para tus proveedores y clientes siguiendo estos pasos:
Haz clic en Configurar.
Selecciona los documentos según corresponda: Por defecto, Proveedor o Cliente.
También puedes definir qué documentos podrá ver cada contacto. Ten en cuenta que esta configuración específica prevalecerá sobre la configuración general. Simplemente:
Selecciona el contacto desde el listado y haz clic en Más para acceder a su ficha.
Localiza la sección del Portal en la izquierda y en Ajustes de visibilidad haz clic en Activar.
Selecciona los documentos que deseas mostrar y confirma los cambios.
Por último, ten en cuenta que:
Para que un contacto vea documentos en el portal, debe existir al menos un documento de ese tipo asignado a ese cliente o proveedor. Por ejemplo, si quieres que vea Presupuestos, debes habilitar esa opción y, además, tener al menos un presupuesto creado para ese cliente.
Si personalizas la configuración para un contacto en particular, esta tendrá prioridad sobre la configuración general. Es decir, la configuración individual siempre tiene prioridad sobre la que hayas definido para todos los contactos.
Habilitar formas de pago en el Portal del cliente
Para cobrar tus facturas más rápidamente, tendrás que habilitar las formas de pago por pasarela haciendo lo siguiente:
Seleccionar el contacto desde el listado
Pulsar en el botón Más en la barra lateral para acceder al panel del contacto
Localizar la sección dedicada al Portal en el lateral izquierdo
Activar los selectores de PayPal, Stripe o Square, según lo que tengas configurado, para habilitar el pago mediante esas pasarelas
☝️ Si optas por un método de pago diferente a una pasarela y has vinculado un banco a este método, el IBAN del banco asociado será visible en los detalles del documento en el Portal, agilizando de esta forma la transferencia bancaría.
Activar el acceso al Catálogo B2B de Holded
Para facilitar el uso de la gema Catálogo B2B a tus contactos haz lo siguiente:
Selecciona el contacto desde el listado
Pulsa en el botón Más en la barra lateral para acceder al panel del contacto
Localiza la sección dedicada al Portal en el lateral izquierdo
Activa el selector de Catálogo
📖 Descubre todo lo que puedes hacer con el Catálogo de Holded aquí.