Supongamos que una de las principales empresas de distribución al por mayor de vinos españoles a nivel nacional, ODDA distributions, necesita realizar un control riguroso de las compras a proveedores y del inventario, además de gestionar con precisión los pedidos de sus clientes minoristas, ya sean tiendas, supermercados o restaurantes, logrando una trazabilidad perfecta de sus productos.
Para ello, una vez configurada la cuenta, la persona responsable de usar Holded y los diferentes equipos involucrados en los procesos tendrían que:
1. Importar los productos a través de una plantilla de Excel
Se traslada la información detallada de cada vino a través de una plantilla de Excel que ofrece Holded. Esta plantilla tiene un formato específico para garantizar el traspaso de los datos, reduciendo los errores y facilitando su revisión.
2. Actualizar el inventario desde Holded
La persona encargada de Inventario accede a Holded para verificar que el equipo de almacén haya registrado las entradas y salidas de botellas, manteniendo el stock actualizado en tiempo real. En Holded, la actualización de inventario se realiza automáticamente al registrar entradas y salidas de productos a través de los botones Enviar unidades o Recibir unidades.
De esta forma, si hay disponibilidad de producto, se genera el pedido de venta y, si no la hay, la persona encargada de la logística puede realizar pedido de compra.
Una vez definido los productos, se asignan números de lote a cada partida de vino para asegurar la trazabilidad. De esta forma, se podrá identificar con velocidad los vinos en falta y generar órdenes en un clic.
3. Realizar la venta
Los comerciales acceden a Holded desde la tablet, móviles u ordenadores para consultar el catálogo de vinos, los precios y la disponibilidad de productos. Crean presupuestos personalizados que envían desde Holded a los clientes y, una vez aprobado el presupuesto, se genera el pedido y el albarán. El equipo de administración utiliza Holded para facturar los pedidos y realizar el seguimiento de los pagos.
4. Revisar la contabilidad
La empresa lleva su contabilidad en tiempo real con Holded, lo que le permite tener una visión clara de su situación financiera. El asesor fiscal externo tiene acceso a la cuenta de Holded para revisar la información y preparar las declaraciones de impuestos.
Resultados que obtuvo la empresa con Holded
El negocio de distribución al por mayor de vinos españoles agilizó su proceso de facturación y ha reducido los errores. El control de inventario ha mejorado, evitando la falta de stock y reduciendo el riesgo de obsolescencia.
Los comerciales tienen acceso a la información que necesitan desde cualquier lugar, lo que ha facilitado el proceso de ventas y ha aumentado la cantidad de unidades vendidas.
El equipo de finanzas y contabilidad tiene una visión más clara de la rentabilidad del negocio y puede tomar decisiones basándose en información fehaciente.
Se ha fortalecido la trazabilidad de los vinos, cumpliendo con las normativas y generando confianza en los clientes.