0. Antes de empezar
En Holded, los asientos contables se apuntan de manera automática a partir de los documentos que registras en la plataforma. Si creas una factura de gasto o de venta, una nómina o cualquier otro documento, se generará su correspondiente asiento y se apuntará en los diferentes libros contables.
Y, si bien no tendrás que preocuparte por tu contabilidad, es importante que conozcas cuál es la lógica detrás de cada documento y asiento que se registra. Así sabrás cómo impacta cada movimiento en tu contabilidad y podrás tomar decisiones a partir de la información de tu negocio.
Por ello, la propuesta de esta guía es que conozcas la sección de Contabilidad resolviendo las acciones que se detallan a continuación. Así aprenderás a utilizar Holded y podrás llevar la contabilidad de tu negocio sin contratiempos.
1. Configuración básica
Antes de registrar tu primera factura en Holded, debes configurar el periodo fiscal, la cantidad de dígitos de las cuentas contables y las cuentas por defecto. De esta manera, podrás se automatizarán diferentes procesos y evitarás realizar una a una cada tarea.
Para realizar la configuración básica, tienes que:
Acceder a Menú>Configuración>Contabilidad.
Clicar sobre la opción que quieras configurar. Una pista: comienza por definir la cantidad de dígitos de las cuentas contables y continúa con el periodo fiscal.
Ten en cuenta que:
El campo de la fecha indicará hasta cuándo comprenderá el periodo fiscal.
Tras configurar el periodo, podrás activar el cierre contable de forma automática. Así ahorrarás hacer uno a uno los asientos de regularización y de cierre.
Los primeros dígitos de las cuentas (oficiales) se otorgan de forma automática, mientras que los dígitos restantes (auxiliares) se pueden personalizar.
La cantidad de dígitos permanecerá inalterable después de registrar el primer asiento.
La configuración que realices no afectará a ningún apunte realizado previamente.
2. Registrar una factura de prueba y verificar su asiento
Desde la barra de navegación, accede a Ventas>Facturas. Una vez allí, crea una factura. Completa los campos con información ficticia y nómbrala como factura de prueba, así podrás identificarla y borrarla al terminar.
Tras crear tu factura de prueba, verifica cómo se ha apuntado su asiento en los diferentes libros contables:
Busca el asiento asociado a tu factura de prueba en el listado del Libro diario. Clica sobre el asiento y verifica que la información esté correcta.
Después, ve a la cuenta de Pérdidas y Ganancias, selecciona el periodo y busca la cuenta asociada al asiento contable de tu factura de prueba. Clica sobre la cuenta de gasto asociada al asiento contable, revisa la información y edita lo que necesites.
Finalmente, ve al Balance de situación, busca la cuenta asociada a tu asiento. Revisa la información y, si quieres realizar algún cambio, ve al Libro Mayor para editar el asiento.
Para terminar, selecciona la factura de prueba desde la sección de Ventas y bórrala a través del botón Eliminar ubicado en el pie de página. De esta forma, también se eliminará su asiento contable.
3. Crear un activo y definir su amortización
Un activo es un bien o derecho que posee tu empresa. Puede ser un activo tangible, como las máquinas o los inmuebles, o intangible, como la marca de tu negocio, una patente, etc. Los activos están sujetos a la amortización. Por ello, se contabiliza a través del monto de adquisición y del monto mensual que implica amortizarlo.
Para apuntar un activo en Holded, tienes que:
Acceder a Activos desde Contabilidad.
Una vez allí, encontrarás el botón azul +Nuevo activo en la esquina superior derecha de la pantalla.
Notarás que, además, el botón tiene un desplegable. Utiliza este atajo para cuando quieras asociar la creación del activo con su factura de compra.
Haz clic sobre el botón +Nuevo Activo, ubicado en la esquina superior derecha.
Completa todos los campos con los datos sobre el activo y clica en Continuar.
Después, haz clic en Calcular amortización. Revisa los valores y, si estás de acuerdo, clica en Guardar después.
5. Y por último: la importación
En Holded, podrás trasladar la información contable de tu negocio de manera segura y ordenada. Para ello, solo tienes que descargar las plantillas de importación, completarlas con los datos de tu negocio y subir cada archivo.
A continuación, encontrarás tres artículos que explican cómo realizar la importación en cada caso: