Para impulsar la gestión de tu agencia con Holded, es importante realizar una correcta configuración, así evitarás cualquier inconveniente, además de automatizar el proceso de facturación y cuidar al máximo la comunicación con tus clientes.
1. Configurar los datos e información fiscal de tu agencia
Lo primero que tienes que hacer para comenzar a usar Holded es registrar la información fiscal de tu agencia. De esta forma, te aseguras de que todas las transacciones que realices incluyan en los documentos los datos oficiales de tu negocio, cumpliendo con todas las normativas legales y fiscales de España.
Para registrar la información fiscal de tu agencia, sigue estos tres pasos:
Desde Configuración, accede a Configuración de la cuenta.
Completa todos los campos para asegurarte de que las facturas recojan correctamente la información de tu agencia.
Recuerda añadir el CIF o NIF y subir tu logo. Ten en cuenta que el CIF o NIF son datos imprescindibles para que las facturas tengan validez legal.
Si quieres saber más, te recomendamos consultar el artículo Configurar tu cuenta de Holded en nuestra Academy.
2. Gestionar los roles del equipo
Una vez hayas añadido los datos fiscales de tu agencia, puedes definir roles y permisos para las personas que trabajan contigo. Así, cada miembro de tu equipo tendrá acceso a la información y las herramientas que necesita para realizar sus tareas.
Para gestionar los roles y permisos del equipo, sigue estos tres pasos:
Desde Configuración, accede a Usuarios.
Haz clic en Invitar usuarios.
Escribe la dirección de email y selecciona el rol desde el desplegable.
Al definir los roles y permisos para tu equipo, ten en cuenta que en Holded hay dos tipos de roles: los predefinidos y los personalizados.
Los roles predefinidos son los establecidos por defecto, mientras que los personalizados se ajustan a tus necesidades y se encuentran disponibles para los planes Avanzado y Premium.
La asignación de roles es importante porque permitirá que las personas de tu equipo accedan solo a la información necesaria para realizar sus tareas, excluyendo aquellos datos sensibles de tu negocio.
A continuación, te sugerimos una estructura posible de roles y permisos para una agencia:
CEO, Director o VP: rol de 'Administrador', acceso completo a todas las áreas de Holded y con derecho a añadir o eliminar usuarios.
Departamento de Administración: roles de Finanzas y Ventas, acceso a facturación, contabilidad, proyectos. También se puede incluir CRM.
Departamento de Cuentas: rol miembro de proyectos, CRM y agente de ventas, acceso a Oportunidades y Actividades de CRM, Presupuestos y Proyectos.
Equipo Creativo: rol miembro de Proyectos, acceso a todos proyectos activos.
Si quieres saber más, consulta el artículo La gestión de usuario en nuestra Academy.
3. Personalizar documentos (facturas, presupuestos, etc.)
Mantener una imagen de marca sólida en todos los documentos es un aspecto esencial para una agencia de comunicación, marketing o recursos humanos.
Por eso, Holded permite adaptar el aspecto de los presupuestos, pedidos y facturas a la identidad visual de cada negocio. Además, contamos con un editor HTML que sirve para personalizar las propuestas y destacar en cada concurso, proceso de venta, etc.
Para personalizar las plantillas de tus documentos, sigue estos tres pasos:
Desde Configuración, accede a Plantillas de documentos.
Personaliza tu diseño: elige entre más de 50 plantillas, sube tu logo y ajusta tipografía y colores.
Añade campos personalizados y define los últimos detalles.
Si quieres saber más, te enseñamos cómo crear y asignar plantillas en el artículo Crear y asignar las plantillas de tus documentos.
4. Integrar las herramientas que utilizas
En nuestra Holded Store se encuentran todos los recursos adicionales (integraciones y gemas) que te servirán para perfeccionar la gestión de tu agencia y aprovechar al máximo nuestra plataforma.
En pocas palabras, las integraciones son conexiones con diversas plataformas, mientras que las gemas son herramientas extras desarrolladas exclusivamente por Holded. Para agencias de comunicación, marketing y recursos humanos, recomendamos las siguientes integraciones y gemas:
Calendario de Google, integración esencial para seguir los eventos y vencimientos.
Dropbox, integración para hacer un backup de todos tus documentos.
Carga de trabajo, gema ideal para asignar las tareas a tu equipo.
Registro horario, gema clave para controlar el tiempo invertido en cada proyecto.
Además, ten en cuenta que puedes integrar tus oportunidades a través de nuestra API.
5. Establecer las preferencias de facturación
Para que cada documento se complete de manera automática, tienes que definir previamente la información contable relacionada con tus ventas y compras.
Una vez configurada esta información, disfrutarás de un flujo de trabajo más eficiente, ahorrando tiempo y minimizando errores.
Para establecer las preferencias de facturación, sigue estros tres pasos:
Accede a Configuración, primero, y Facturación, después.
Haz clic en Preferencias, después.
Define plazos de vencimiento, impuestos y cuentas contables.
6. Añadir formas de pago
Indica tus métodos de pago favoritos para que se añadan automáticamente a tus facturas y simplifica tus transacciones, garantizando que cada pago se realice de forma segura y sin errores. En Holded, puedes añadir el IBAN para transferencias bancarias o configurar pasarelas de pago como PayPal o Stripe.
Para añadir formas de pago, sigue estros tres pasos:
Desde Configuración, accede a Formas de pago.
Haz clic en + Añadir método de pago.
Completa todos los campos con la información necesaria.
Si quieres saber más, encontrarás más detalles en el artículo Configurar las preferencias de ventas y compras de nuestra Academy.
7. Configurar el envío de facturas
Según tus necesidades, puedes elegir entre tres opciones para enviar los documentos a tus clientes por correo electrónico:
Servidores de Holded: simplifica el proceso y garantiza la entrega sin complicaciones técnicas.
Tu propio servidor de email (SMTP): si prefieres tener un control total sobre los correos que envías, puedes configurar el sistema para usar tu servidor SMTP.
Proveedores de campañas de email: integra tu proveedor de email marketing para gestionar envíos masivos.
Además, optimiza tu tiempo personalizando y creando plantillas de email adaptadas a tu marca. Siempre diseña mensajes claros y atractivos para que la comunicación con tus clientes sea impecable.
Para configurar el envío de facturas, sigue estos tres pasos:
Desde Configuración, accede a Configuración de email.
Selecciona el sistema de envío que prefieras.
Completa todos los campos, considerando la información de este artículo.
8. Importar los datos de tu agencia
Transfiere la información de tu negocio de manera rápida, sencilla y segura utilizando nuestras plantillas de Excel para importación, disponibles en cada apartado y diseñadas para garantizar la correcta integración de tus datos.
Antes de proceder con la importación, te recomendamos revisar la información de cuentas contables, contactos, facturas y presupuestos para asegurarte de que todos los datos sean correctos. Es fundamental que sigas el orden establecido en el artículo Importar la información de tu negocio para garantizar el proceso.
Por último, es importante mencionar que contamos con un servicio de implementación asistida y formaciones personalizadas para que tu equipo y tú aprendan cómo aprovechar al máximo nuestra herramienta.
Un equipo experto en Holded te acompañará durante todo el proceso, ayudándote a configurar correctamente el sistema, resolver dudas y adaptar nuestra plataforma a las necesidades específicas de tu agencia.
Para más detalles sobre estos servicios, consulta toda la información en el artículo Gema Implementación asistida.