Vistas de pedido
Existen tres modos de visualización, dentro de la ficha de un pedido. Puedes hacer clic en los iconos de la parte inferior izquierda para navegar entre ellos:
Vista de inventario: aquí podrás visualizar campos no incluidos en la 'Vista PDF'. Es útil, por ejemplo, para ver información adicional como ubicación, código de barras, código de fábrica, variantes, etc. (la ubicación o las variantes deben crearse previamente). Puedes utilizar los filtros de columnas para incluir los campos deseados antes de exportar el pedido.
Ver PDF: muestra el pedido con los campos, tal y como lo has creado, en formato PDF.
Vista detalles: muestra el pedido sin aplicarle ningún formato específico.
Acciones desde la ficha de pedido
1. Convertir (facturar un pedido)
Con el fin de que puedas gestionar tu facturación lo más sencillamente posible, Holded te permite convertir tus pedidos de venta y pedidos de compra en facturas, tickets de venta, proformas o pedidos de compra. De igual modo, podrás convertir tus pedidos de fabricación en pedidos de compra. Aprende a hacerlo aquí.
2. Enlace al documento en el Portal del cliente
Desde aquí podrás compartir este enlace con tus clientes para que puedan ver este documento en su Portal de Cliente:
Ve a Inventario > Pedidos, y selecciona Pedidos de venta, Pedidos de compra o Pedidos de fabricación.
Desde el listado, haz clic en un pedido de tu elección.
En la ficha de pedido, haz clic en el icono de Compartir.
Selecciona una opción entre:
Copiar enlace: pulsa aquí para copiar el enlace del documento en el portal del cliente.
Ver portal: pulsa aquí para acceder directamente al portal.
3. Menú de tres puntos
Desde el menú de tres puntos, arriba a la derecha, puedes realizar diversas acciones en tus pedidos y albaranes. Para ello:
Ve a Inventario > Pedidos, y selecciona Pedidos de venta o Pedidos de compra.
Desde el listado, haz clic en un pedido de tu elección.
En la ficha de pedido, pulsa el botón de tres puntos ( ⋮ ).
Selecciona una de las opciones disponibles:
4. Enviar (por email)
Puedes enviar tus pedidos por email directamente desde su ficha. Aprende más acerca de esta funcionalidad aquí.
General
Ve a Inventario > Pedidos, y selecciona Pedidos de venta, Pedidos de compra, o Pedidos de fabricación.
Desde el listado, haz clic en un pedido de tu elección.
En la ficha de pedido, en el menú lateral derecha, haz clic en el botón de General:
Desde ahí, tendrás acceso a diversas opciones.
1. Faltan existencias
Este panel aparece únicamente en el caso de que haya habido una rotura de stock, y con el fin de poder gestionar nuevos pedidos que la suplan.
☝🏼 Ten en cuenta que, al hacer clic en Crear pedido de compra, se crearán tantos pedidos como proveedores tengas asignados a los productos faltantes.
2. Total
En este panel encontrarás información genérica sobre el pedido: total, estado, número de documento, contacto, fecha, vencimiento, total unidades, almacén, dirección de envío y etapa:
Además, desde aquí podrás editar:
Estado: elige entre Pendiente, Aceptado o Cancelado.
Etapa: en caso de que las hayas creado previamente, podrás seleccionar la etapa logística en que se encuentra el pedido (por ejemplo, almacén, aduanas, en reparto, etc.).
3. Pagos a cuenta (añadir anticipo de pago)
Un "pago a cuenta" o "anticipo de pago" es un pago parcial que se realiza por adelantado antes de la entrega final del bien o servicio. Este anticipo se llevará automáticamente a tu Libro diario y, aunque tenga un pago asignado, tu pedido no se habrá convertido aún en factura. Una vez que lo conviertas a factura, esta aparecerá como pagada de forma automática:
Ve a Inventario > Pedidos, y selecciona Pedidos de venta o Pedidos de compra.
Desde el listado, haz clic en un pedido de tu elección.
Pulsa el botón Añadir pago, en el menú lateral derecho.
Introduce la cantidad y la fecha, y asígnalo, si no lo has hecho ya, a uno de tus bancos o formas de pago:
Haz clic en Guardar.
4. Envíos (enviar o recibir las unidades de un pedido de venta o compra)
Puedes registrar en el sistema el número de unidades enviadas o recibidas tras realizar un pedido de venta o compra. Aprende cómo hacerlo aquí.
5. Fabricación (solo en pedidos de fabricación)
Si trabajas con productos fabricados, puedes registrar en el sistema, directamente desde un pedido de fabricación, el número de unidades producidas.
Esta operación descuenta, a su vez, el número de unidades de material consumidas en el proceso. Este ajuste de stock en Holded se realiza mediante la función "fabricar". Aprende cómo hacerlo aquí.
6. Seguimiento
Introduce aquí los datos del transportista encargado del envío de los artículos asociados al pedido: compañía, número de seguimiento (tracking number), fechas de recogida y entrega, notas, etc. Pulsa Guardar para salvar los cambios.
7. Enviar (enviar un pedido por email)
Puedes enviar tus pedidos por email también desde su ficha. Aprende más acerca de esta funcionalidad aquí.
8. Facturas
Desde aquí, puedes convertir tu pedido en una factura. Haz clic en el botón Nueva factura.
Una vez aquí, podrás elegir entre:
Crear factura rápida: en este caso, se crea una factura únicamente por el importe pendiente.
Crear factura manual: se trata de convertir el pedido en factura de igual forma que desde el botón convertir.
9. Categorización
Sirve para añadir al pedido o albarán una descripción interna, añadirle tags, asignarlo a un canal de venta, o a un proyecto. Tiene utilidad para fines analíticos. Haz clic en Editar, y utiliza los desplegables y el botón Guardar para salvar los cambios.
Puedes marcar la casilla "Por ítem" para desglosar el listado de artículos incluidos en el pedido, y asignar categorizaciones específicas a cada uno de ellos.
10. Archivos
Para añadir un archivo a un pedido de venta o compra, sigue estos pasos:
Ve a Inventario > Pedidos, y, en el listado, haz clic en un pedido.
En el apartado General, en el menú lateral derecho, localiza el área de Archivos.
Haz clic en Subir archivo, o arrastra un archivo desde tu dispositivo.
Si deseas borrar el archivo, pasa el cursor por encima del archivo, y utiliza el icono de Papelera.
11. Documentos relacionados
Aquí se muestran los documentos de origen (desde donde se ha convertido) o de destino (en los que se ha convertido) el pedido o albarán.
Mensajes (y notas internas)
Ve a Inventario > Pedidos, y selecciona Pedidos de venta, Pedidos de compra, o Pedidos de fabricación.
Desde el listado, haz clic en un pedido de tu elección.
En el menú lateral derecho, haz clic sobre el botón Mensajes.
Utiliza el campo disponible para incluir tu mensaje en el pedido o albarán.
☝🏼 Activa el botón "Nota interna", para dejar un mensaje visible únicamente para los usuarios de tu cuenta de empresa (aparecen en color amarillo). Deja el botón sin activar, en cambio, para enviar a tu cliente tu comentario con el enlace de respuesta desde su portal del cliente.
Haz clic en Enviar.
Historial
En este apartado, podrás consultar los usuarios que han creado o editado el pedido, y la fecha y la hora en que se ha llevado a cabo las acciones.
Ve a Inventario > Pedidos, y selecciona Pedidos de venta, Pedidos de compra, o Pedidos de fabricación.
Desde el listado, haz clic en un pedido de tu elección.
En el menú lateral derecho, pulsa el botón Historial para consultar el histórico de acciones.
💎 Activa la gema Inventario para utilizar Pedidos, y para una gestión integral de tus productos.