Esta guía avanzada está pensada para aquellas personas que ya han adquirido los conocimientos básicos sobre cómo gestionar productos, stock y almacenes en la plataforma y quieren seguir descubriendo todas las ventajas de trabajar con Holded.
Está dividida en dos etapas:
Configura tus documentos y crea las propiedaes de producto.
Crea y factura pedidos de compra y venta, envía unidades, consulta el albarán o el stock, y otras funciones.
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1. Configura tus documentos y crea las propiedades de producto
1.1 Personaliza tus pedidos y albaranes
En Holded puedes crear tantos formatos de plantillas como necesites para luego asignarlas a cada tipo de documento y evitar, así, tener que usar el mismo formato para todos ellos.
¿Cómo crear la plantilla?
Ve a Menú > Configuración.
En Facturación, selecciona Plantillas de documentos.
Crea tus plantillas (aprende aquí cómo hacerlo).
¿Cómo asignarla a un documento?
Ve a Menú > Configuración.
En Facturación, selecciona Preferencias.
En "Formato de los documentos", selecciona la opción deseada: "Pedido de compra", "Pedido de venta", "Pedido de fabricación", "Albarán de compra", o "Albarán de venta".
En "Plantillas", escoge "Plantilla de diseño" y "Plantilla de email" mediante el desplegable.
En "Información", usa el desplegable "Modo Documento" para para que aparezcan más o menos campos en el PDF de la factura, y marca la casillas para añadir columnas adicionales.
Por último, en "Numeración de documentos", crea líneas de numeración que se ajusten al formato con el que quieras numerar tus documentos.
Aprende más en estos artículos:
1.2 Crea las categorías de producto
En Holded puedes crear y asignar categorías que faciliten la clasificación o filtrado de tus productos. Las categorías pueden aplicarse transversalmente a productos diferentes.
Sigue estos pasos para crear una categoría (o apréndelo todo aquí):
Ve a Inventario > Panel de control, en la barra de navegación.
En "Propiedades de producto", haz clic en "Categorías de producto".
En el apartado correspondiente, haz clic en "+Nueva categoría".
Asigna un nombre a la categoría, y elige entre marcar:
Texto / Número, si necesitas un campo de texto vacío a rellenar para cada producto.
Opciones, si necesitas especificar un valor que puede tomar la categoría dentro de un grupo de valores predefinidos (escribe una opción y pulsa "Enter" para guardarla).
Activa la/s casilla/s:
"Mostrar grupo en pedidos": si quieres que la categoría aparezca en la Vista inventario de tus pedidos.
"Mostrar grupo en catálogo" (solo si has marcado 'Opciones'): si quieres que el grupo se muestre en los filtros del Catálogo.
Haz clic en "Guardar".
1.3 Crea los grupos de variantes
Para simplificar la creación y la gestión de productos, Holded te brinda la posibilidad de crear grupos de variantes que reúnen todas las opciones de producto elegibles que pertenecen a un contexto común:
Ve a Menú > Configuración.
Dentro de Inventario, selecciona "Configuración de productos".
Localiza el apartado Grupos de variantes, y haz clic en "+ Nuevo grupo de variantes".
Asigna un nombre al grupo (por ejemplo, Calzado, Ropa, etc.).
En "Campo", nombra el set de opciones (por ejemplo, Talla, Color, etc.).
En "Tipo", elige entre marcar:
Texto / Número, si necesitas un campo de texto vacío a rellenar para cada producto.
Opciones, si necesitas especificar un valor que puede tomar el set dentro de un grupo de valores predefinidos (por ejemplo, "Negro", "Azul", "Blanco"). Escribe un valor, y pulsa "Enter" para que se quede guardado; o borra con tu teclado si quieres eliminar alguno.
Si necesitas más sets de opciones dentro del grupo, haz clic en "+ Añadir campo".
Pulsa el botón "Guardar" para finalizar.
☝🏼 Al hacer clic en Nuevo grupo, verás que en la parte baja del panel aparecen Sugerencias: (Ropa, Calzado, Bebidas, etc.). Haz clic en ellas para crear automáticamente diferentes sets de opciones para los grupos de variantes mencionadas arriba.
Aprende aquí cómo gestionar grupos de variantes.
1.4 Crea las diferentes tarifas
En Holded, las tarifas son los precios adicionales que se pueden asignar a un producto junto a su tarifa o precio principal.
Podrás asignarlas a tus productos, tus contactos, o tus documentos de Holded, y consultarlas en el apartado Lista de precios. Ahí encontrarás reunidas todas las tarifas que hayas creado con sus nombres y sus descripciones.
Para crear una tarifa de producto en Holded sigue estos pasos:
Ve a Inventario > Panel de control, en la barra de navegación.
Localiza el área "Propiedades de producto".
Haz clic en lista de precios.
En 'Lista de precios', haz clic en "+Nueva tarifa".
Nombra tu tarifa y añade una breve descripción, si lo necesitas.
Haz clic en "Crear".
Aprende aquí cómo gestionar tarifas.
1.5 Crea las etapas logísticas
Las etapas logísticas son estados de envío que puedes crear y asignar a tus pedidos, albaranes o documentos de venta (por ejemplo, si quieres saber si el pedido se encuentra en el almacén, en transporte o en destino).
Podrás crear tantas etapas como quieras para así tener un control exhaustivo de tus documentos. Para crear una etapa logística en Holded sigue estos pasos:
Ve a Inventario > Panel de control, en la barra de navegación.
En "Propiedades de producto", haz clic en Etapas logísticas.
Desde "Etapas logísticas", haz clic en "Nueva etapa".
Nombra tu etapa (por ejemplo, aduanas, enviado, o entregado) y añade una breve descripción, si lo necesitas.
Haz clic en "Crear".
Aprende aquí cómo gestionar etapas logísticas.
1.6 Crea los diferentes almacenes
Al crear tu cuenta, se creará automáticamente un almacén por defecto con el mismo nombre de tu empresa. Sin embargo, la gestión de productos en Holded te permite crear tantos almacenes como necesites, mover stock entre ellos y seleccionar el almacén de origen para enviar tus productos.
Ve a Inventario > Panel de control, en la barra de navegación.
En el área de Almacenes, pulsa el botón "Gestionar".
Haz clic en "Nuevo almacén".
Especifica los detalles de tu almacén, y marca si quieres que sea tu almacén principal.
Haz clic en "Crear".
Aprende más sobre la gestión de almacenes en estos artículos:
2. Gestiona pedidos, albaranes, stock, y otras funciones
Una vez acabado el proceso de configuración, es el momento de realizar las acciones de gestión más avanzadas.
2.1. Crea un producto y elige su tipo
En Holded puedes crear productos simples, productos con variantes, productos con lotes, productos con números de serie, o packs de productos.
Encuentra aquí toda la información sobre los Tipos de producto predefinidos en Holded y todo lo que puedes hacer con ellos.
2.2. Asigna categorías a tu producto
Con estos pasos podrás asignar una categoría que aparecerá en el panel de producto, en el listado de productos y en el catálogo de productos:
Sigue estos pasos para asignar una categoría que aparecerá en el panel de producto, en el listado de productos y en el catálogo de productos:
Ve a Inventario > Productos y localiza el producto que desees.
En la línea del producto, haz clic en el botón de tres puntos (⋮), y selecciona "Editar".
Dentro del editor de productos, ve a "Categorización" y localiza el desplegable de Categorías.
A. Asignar una categoría nueva
En el desplegable, selecciona "+Nueva categoría".
Escribe un nombre para tu nueva categoría, y luego, en el desplegable de "Tipo", elige entre:
Texto / Número, si necesitas un campo de texto vacío a rellenar para cada producto.
Opciones, si necesitas especificar un valor que puede tomar la categoría dentro de un grupo de valores predefinidos. Ejemplo: lavadoras, frigoríficos, placas de inducción, etc., dentro de la categoría Electrodomésticos (escribe una opción y pulsa "Enter" para guardarla).
Activa la/s casilla/s:
"Mostrar grupo en pedidos": si quieres que la categoría aparezca en la Vista inventario de tus pedidos.
"Mostrar grupo en catálogo" (solo si has marcado 'Opciones'): si quieres que el grupo se muestre en los filtros del Catálogo.
Haz clic en "Crear".
Vuelve a hacer clic en el desplegable de "Categoría", elige la categoría creada (Electrodomésticos), y luego escoge la opción (Frigoríficos):
Repite la operación, asignando tantas categorías como necesites
Haz clic en "Guardar", en la esquina inferior derecha.
B. Asignar una categoría ya existente
En el desplegable, selecciona la categoría deseada.
Repite la operación, asignando tantas categorías como necesites.
Haz clic en "Guardar", en la esquina inferior derecha.
Accede a este artículo y descubre más sobre cómo asignar, filtrar o exportar categorías de producto.
2.3. Crea un pedido de compra y recíbelo en un almacén
Desde Holded, puedes crear de manera sencilla pedidos de compra que se envían a tus proveedores de bienes o servicios especificando precios, cantidades o condiciones de pago y entrega.
2.3.1. Crear un pedido de compra
Para crear un pedido de compra en Holded, sigue estos pasos:
Ve a Inventario > Pedidos, en la barra de navegación.
Selecciona la pestaña "Pedidos de venta" o "Pedidos de compra".
Haz clic en el botón "Nuevo pedido", en la esquina superior derecha.
Ingresa la información básica del pedido, incluyendo contacto, número de documento, fecha y vencimiento.
Completa los campos de las líneas de pedido (concepto, descripción, cantidad, precio, impuestos, peso y total).
Rellena, por último, los campos adicionales y, si lo deseas, configura las opciones avanzadas.
Haz clic en el botón "Guardar" para guardar el pedido.
2.3.2. Recibir las unidades del pedido en un almacén
Para recibir las unidades de un pedido de compra de productos simples, sigue estos pasos:
Ve a Inventario > Pedidos, y haz clic en la pestaña Pedidos de compra.
En el listado, selecciona un pedido de tu elección.
Dentro del panel emergente, haz clic en "Recibir unidades".
Para cada artículo, indica el número de unidades a recibir; anota la cifra manualmente en la columna "Recibir", o elige una de las siguientes opciones:
Recibir pendientes: se rellenarán automáticamente las unidades, dividiéndose el stock total recibido proporcionalmente entre los distintos lotes / sn creados.
Escanear productos: escanea los productos mediante código de barras para añadirlos.
Haz clic en el botón "Confirmar".
2.4. Convierte el pedido de compra en una compra (gastos)
Si aún no lo has hecho, en Holded puedes consolidar un pedido de compra, convirtiéndolo en una compra. De ese modo, aparecerá en tu sección de Gastos, donde podrás encontrarlo en el listado de los mismos.
Para convertir un pedido de venta o compra, sigue estos pasos:
Ve a Inventario > Pedidos, y selecciona "Pedidos de venta" o "Pedidos de compra".
Desde el listado, haz clic en un pedido de tu elección.
En la ficha de pedido, haz clic en "Convertir".
Selecciona una opción entre:
Factura / Ticket de venta / Pedido de compra (para pedidos de venta).
Compra (para pedidos de compra).
2.5. Crea un pedido de venta y envía las unidades
Desde Holded puedes crear pedidos de venta que constituyan un acuerdo contractual sobre la entrega de tus productos con un precio, unas cantidades y unos plazos definidos.
2.5.1. Crear un pedido de venta
Para crear un pedido de venta en Holded, sigue estos pasos:
Ve a Inventario > Pedidos, en la barra de navegación.
Selecciona la pestaña "Pedidos de venta" o "Pedidos de compra".
Haz clic en el botón "Nuevo pedido", en la esquina superior derecha.
Ingresa la información básica del pedido, incluyendo contacto, número de documento, fecha y vencimiento.
Completa los campos de las líneas de pedido (concepto, descripción, cantidad, precio, impuestos, peso y total).
Rellena, por último, los campos adicionales y, si lo deseas, configura las opciones avanzadas
Haz clic en el botón "Guardar" para guardar el pedido.
2.5.2. Enviar las unidades de un pedido de venta
Para enviar las unidades de un pedido de venta de productos simples, sigue estos pasos:
Ve a Inventario > Pedidos, y haz clic en la pestaña Pedidos de venta.
En el listado, selecciona un pedido de tu elección.
Dentro de la ficha de pedido, haz clic en "Enviar unidades".
Para cada artículo, indica el número de unidades a enviar; anota la cifra manualmente, o elige una de las siguientes opciones:
Servir pendientes: si la línea de pedido es de 6 unidades, al clicar el botón se añadirán las 6 unidades del producto.
Servir stock: si la línea de pedido es de 6 unidades, pero el stock del producto en Holded es de 3, al clicar el botón se añadirán únicamente 3 unidades.
Escanear productos: escanea códigos de barras de los productos a enviar con la pistola o escáner.
Haz clic en el botón "Confirmar".
2.6 Consulta el albarán de venta
Holded pone a tu disposición un listado de albaranes para que puedas hacer el seguimiento de tus envíos y gestionar los mismos. Siempre que sirvas unidades relacionadas con un pedido de venta, se creará de manera automática su albarán, sumándose al listado:
Ve a Inventario > Pedidos, en la barra de navegación.
Selecciona "Pedidos de venta", y haz clic en el pedido cuyas unidades hayas enviado.
En la sección Envíos, en la columna de la derecha, haz clic sobre el recuadro que se ha creado con el número de albarán para visualizar el albarán en PDF.
☝🏼 También puedes consultar tu listado de albaranes siguiendo esta ruta: Inventario > Albaranes.
2.7 Factura el pedido de venta
Con el fin de que puedas gestionar tu facturación lo más sencillamente posible, Holded te permite convertir tus pedidos de venta en facturas, tickets de venta, proformas o pedidos de compra.
Ve a Inventario > Pedidos, en la barra de navegación.
Marca la opción "Pedidos de venta" o "Pedidos de compra".
En el listado de pedidos, pulsa sobre un pedido de tu elección.
Haz clic en el botón "Convertir", en la parte superior.
Selecciona, por ejemplo, "Factura" entre las opciones del desplegable:
Pedidos de venta: Factura / Ticket de venta / Pedido de compra.
Pedidos de compra: Compra.
En la sección de Ventas, se abrirá el menú "Nueva factura".
Una vez rellenados todos los campos, haz clic en "Guardar".
Aprende más sobre cómo crear una factura de venta, cómo crear un ticket de venta o cómo crear un pedido de compra.
2.8. Consulta el stock del producto
Holded pone a tu disposición un gráfico para que puedas visualizar la evolución de los objetivos de tus ventas en relación con las metas fijadas previamente. Consúltalo para establecer metas y previsiones reales.
2.8.1. Cómo consultar del resumen
Ve a Inventario > Productos, en la barra de navegación.
Desde el listado, haz clic en un producto.
En el área de "Resumen" de la ficha de producto, puedes consultar las informaciones generales sobre tu stock:
Total stock.
Vendido este mes.
Alarma de stock.
Gráfico de stock.
2.8.2. Cómo consultar el historial
En la parte superior derecha de la ficha de producto, accede a "Historial de stock":
El Historial de stock te permite realizar un seguimiento detallado de tu inventario a lo largo del tiempo. Ofrece un registro completo de todos los movimientos de stock del producto y los almacenes afectados.
En la tabla de Historial, puedes analizar los cambios en el número de unidades del producto día a día, organizados por mes. Esto te brinda una visión clara de todas las alteraciones en el stock, con detalles precisos para cada día.
También puedes exportar esta información en formato Excel o PDF para un análisis más detenido o para compartir datos fácilmente.
Aprende más aquí sobre el resumen de stock, y aquí sobre cómo consultar el historial de stock desde el Panel de producto.
2.9. Actualiza las características del producto a través del Excel
La actualización de productos en masa te permite aplicar múltiples cambios a tus productos de una sola vez. De esta manera, te facilita la gestión de tus productos y te asegura siempre una visión global precisa y al día de los detalles de los mismos.
Ve a Menú > Importar.
Haz clic en "Inventario" y escoge Productos.
En el desplegable, selecciona el tipo de producto a importar:
Descarga la plantilla de importación y rellénala.
Arrastra o sube la plantilla de importación completada.
☝🏼 Si estás importando productos a Holded por vez primera, utiliza la importación mediante Excel. Si ya tienes productos registrados, utiliza la opción de actualizar stock
Aprende más aquí sobre la actualización en masa de productos mediante plantillas.
2.10. Imprime códigos de barras
Holded te permite imprimir el código de barras y crear etiquetas para tus productos:
Accede a Inventario > Productos, en la barra de navegación.
Haz clic en un producto.
En el visualizador de documentos, pulsa el botón de tres puntos ( ⋮ ).
Selecciona "Imprimir código de barras".
Proporciona las siguientes informaciones: producto, cantidad, formato de etiqueta, formato de código de barras y texto a mostrar.
Haz clic en "Imprimir" y conseguirás el archivo de descarga.
Aprende más aquí sobre cómo imprimir etiquetas con el código de barras
2.11. Elimina el pedido, el albarán y el producto
Ahora que has aprendido a crear tus pedidos y productos, aprende también cómo eliminarlos.
2.11.1. Cómo eliminar un pedido o un albarán
Accede a Inventario, en la barra de navegación.
Selecciona "Pedidos" , o bien "Albaranes".
En la línea del pedido o del albarán, haz clic en el botón de tres puntos ( ⋮ ).
Elige la opción "Eliminar", y confirma la eliminación.
Aprende más aquí sobre la eliminación de pedidos.
2.11.2. Cómo eliminar tu producto
Ve a Inventario > Productos, en la barra de navegación.
Desde el listado de productos, accede a un producto.
Dentro el panel de producto, haz clic en el botón de tres puntos ( ⋮ ).
Selecciona Eliminar y confirma la eliminación del producto.